Checklist de rentrée scolaire¶

En une phrase

Cette checklist est le parcours du directeur qui configure Argon pour son école pour la première fois. Suivez-la dans l'ordre — chaque phase prépare la suivante, et inverser fait perdre du temps.

Pour qui ?

Vous démarrez Argon (premier déploiement de votre école) → suivre tout
Vous démarrez une nouvelle année scolaire sur Argon existant → suivre les sections marquées 🔁
Vous êtes consultant Argon qui accompagne une école → c'est votre méthodologie pas à pas

Temps total : 30 minutes pour une petite école (50 élèves, données déjà préparées) à 3-4 heures pour une grande école (1000+ élèves, première année).

Pourquoi suivre une checklist¶

L'erreur classique : "Je vais configurer au fur et à mesure, selon les besoins." Mauvaise idée.

Pourquoi : les modules d'Argon ont des dépendances. Vous ne pouvez pas créer des élèves sans classes existantes. Vous ne pouvez pas générer des factures sans frais. Vous ne pouvez pas saisir des notes sans matières.

Si vous configurez en désordre, vous finissez par :

Devoir revenir en arrière plusieurs fois
Recréer des objets parce que vous aviez oublié un pré-requis
Importer 2 fois les mêmes élèves par confusion
Passer 3 jours à debug ce que vous auriez pu faire en 30 minutes

La checklist ci-dessous suit l'ordre mathématiquement optimal des dépendances.

Pré-requis avant de commencer¶

Avant d'ouvrir Argon, ayez sous la main :

Documents école¶

Statuts de l'école ou agrément ministériel (n° + date)
NUI (Numéro d'Identifiant Unique fiscal) au Cameroun, NINEA Sénégal, etc.
RCCM (Registre du Commerce et du Crédit Mobilier) si école privée
Logo en haute résolution (PNG minimum 500×500 px, idéalement SVG)
Adresse complète + téléphones + emails officiels

Politique pédagogique¶

Liste des niveaux que vous enseignez (Maternelle / Primaire / Collège / Lycée / sections spéciales)
Liste des classes pour cette année (ex : Petite Section A, CP, 6A, 6B, Tle C…)
Liste des matières par cycle avec leur coefficient
Calendrier scolaire : début, fin, dates de trimestres, vacances

Politique tarifaire¶

Grille de tarifs validée par la direction (par cycle ou par classe)
Politique payable en tranches ou comptant
Politique frais inclus / optionnels (cantine, transport, sorties)

Personnel¶

Liste des enseignants avec email + matières enseignées
Liste des admins (secrétariat, comptabilité, infirmier, chauffeur si applicable)
Coordonnées de chacun

Élèves¶

Liste des élèves : nom, prénom, date naissance, sexe, classe d'affectation, email parent
Soit en CSV/Excel prêt à importer, soit prêt à saisir un par un

Sans ces données, n'avancez pas

Tenter de configurer Argon "à la volée" sans ces données préparées en amont est la cause #1 d'échec des déploiements. Prenez 30 minutes en équipe pour tout réunir avant d'ouvrir le navigateur.

Phase 1 — Identité de l'école (5 minutes) 🔁¶

Première chose à configurer. Pourquoi ? Parce que toute la suite (PDFs, emails, notifications) reprend ces informations. Mauvais nom = milliers de documents à régénérer.

Admin → Paramètres → Identité

Champs à renseigner¶

Champ	Importance	Exemple
Nom complet	Critique (PDFs, communications)	`Institut Saint-François d'Assise`
Nom court	Sidebar UI	`ISFA`
Adresse postale	Critique (PDFs officiels)	`BP 1234, Yaoundé, Cameroun`
Téléphones (jusqu'à 3)	PDFs, parents	`+237 6 95 12 34 56`
Email principal	Communications	`contact@isfa.cm`
Site web	Visibilité	`www.isfa.cm`
N° agrément ministériel	Légal	`MINEDUB/2018/0234`
NUI fiscal	OHADA, reçus	`M092100000001L`
RCCM	OHADA	`RC/YAO/2018/A/0567`
Logo (PNG/SVG)	Identité visuelle	upload
Signature scannée chef établissement	PDFs	upload PNG transparent
Devise par défaut	Finances	XAF / XOF / autre
Fuseau horaire	Notifications	Africa/Douala

Astuce logo¶

Format recommandé : SVG vectoriel. Si vous n'avez qu'un PNG, faites-le retraiter par un graphiste pour un format propre à 500×500 px minimum, fond transparent.

Mauvais logo : pixelisé sur les bulletins = mauvaise image. C'est la chose la plus visible.

Validation¶

Une fois configuré, générer un bulletin test (n'importe quel élève imaginaire) et inspectez le pied de page. Si toutes les mentions sont présentes : phase 1 ✅.

Phase 2 — Année scolaire active (1 minute) 🔁¶

Super-admin → Années scolaires (ou demandez à votre référent Argon si vous n'avez pas le rôle super-admin)

Configuration¶

Libellé : ex 2026-2027
Date début : 01/09/2026 (ou la date réelle de votre rentrée)
Date fin : 31/07/2027
Trimestres : configurer les 3 (ou 2 semestres selon votre système)
- T1 : 01/09 → 31/12
- T2 : 01/01 → 31/03
- T3 : 01/04 → 31/07
Cocher "Année courante" ⚠️ obligatoire — sinon Argon ne sait pas sur quelle année travailler

Pourquoi c'est crucial¶

Sans année active, tout est bloqué :

Pas de génération de factures
Pas de saisie de notes
Pas de génération de bulletins
Pas d'inscription d'élèves

C'est pour ça que cette phase est aussi en haut.

Phase 3 — Structure pédagogique (10-15 minutes)¶

3.1 Niveaux (5 min) 🔁¶

Super-admin → Niveaux (ou Admin si vous avez les permissions)

Les niveaux sont la hiérarchie de votre système éducatif :

Argon pré-charge les niveaux camerounais (Petite Section → Terminale)
Vérifiez que la liste correspond
Ajoutez les niveaux spécifiques si nécessaire (Pré-CP, sections internationales, classes spéciales)

3.2 Classes (5 min) 🔁¶

Admin → Classes → Nouvelle classe

Pour chaque classe :

Nom : ex 6A, Tle C2, CP-FR (utilisez la convention cohérente de votre école)
Niveau : sélectionner dans la liste
Effectif prévu : nombre d'élèves visé (pour les alertes capacité)
Salle principale : optionnel
Prof principal : optionnel à ce stade, à compléter en phase 4

Convention de nommage

Restez cohérent : si vous mettez 6e A partout, gardez ce format. Sinon 6e A, 6A, Sixième A deviennent 3 noms différents impossibles à matcher pour les imports. Décidez votre convention une fois et tenez-la.

3.3 Matières (3 min)¶

Admin → Matières → Nouvelle matière

Pour chaque matière :

Nom : ex Mathématiques, Français, Histoire-Géographie
Code : abréviation 3-5 lettres (ex MATH, FR, HG)
Coefficient : voir Générer les bulletins § Coefficients pour les valeurs typiques par pays

Coefficients prêts à copier (Cameroun secondaire général) :

Matière	Coef Collège	Coef Lycée série C
Mathématiques	4	6
Français	4	3
Anglais (LV1)	3	3
Histoire-Géographie	3	2
Physique-Chimie	—	5
SVT	—	5
EPS	1	1
ECM (éducation civique)	1	1
Espagnol (LV2)	2	2

Phase 4 — Personnel (10-15 minutes)¶

4.1 Compte super-admin et admin (déjà fait par Argon en onboarding)¶

L'équipe Argon a déjà créé votre compte super-admin lors de l'onboarding. Si ce n'est pas le cas, contactez le support.

4.2 Créer les comptes admin supplémentaires¶

Admin → Utilisateurs → Nouvel utilisateur → Rôle = admin

Pour chaque personnel administratif (secrétariat, comptabilité, infirmier) :

Nom + prénom + email + téléphone
Rôle : admin
Permissions à ajuster ensuite : par défaut tous les admins ont tous les droits sur leur établissement. Vous pouvez restreindre via Admin → Permissions.

4.3 Créer les comptes enseignants¶

Admin → Utilisateurs → Nouvel utilisateur → Rôle = enseignant

Pour chaque enseignant :

Nom + prénom + email + téléphone
Matières enseignées : multi-sélection
Classes affectées : (sera fait en phase 6 via emploi du temps)
L'email d'activation est envoyé automatiquement à l'enseignant

4.4 Cas particuliers¶

Infirmier scolaire¶

Rôle admin + permission infirmerie.process (octroyée individuellement dans Permissions).

Chauffeur¶

Si vous gérez le transport scolaire dans Argon : rôle admin + permission transport.process.

Personnel cantine¶

Rôle admin + permission cantine.process.

Prof principal (titulaire de classe)¶

Rôle enseignant standard. La désignation "prof principal" se fait au niveau de chaque classe (Admin → Classes → modifier → Prof principal).

Phase 5 — Élèves (5-30 minutes selon volume)¶

Choix de la méthode¶

Volume	Méthode recommandée
< 30 élèves	Saisie manuelle
30-100 élèves	Import CSV/Excel (template fourni)
100+ élèves	Import CSV/Excel obligatoire
Inscriptions en cours d'année	Formulaire public + workflow validation

Voir Importer en masse pour le détail du CSV.

Saisie manuelle (pour petites écoles ou nouveaux élèves)¶

Admin → Élèves → Ajouter un élève

Champs minimaux :

Prénom + nom
Date naissance
Sexe (M/F)
Classe : la classe doit déjà exister (phase 3.2)
Parent : optionnel à ce stade, mais conseillé pour qu'il ait son compte tout de suite

Import en masse¶

Admin → Importation → Élèves → Télécharger le template CSV/XLSX
Remplir le template (UTF-8 strict, colonnes obligatoires)
Upload → aperçu → confirmer

Erreur classique

La colonne classe_nom du CSV doit exactement correspondre au nom des classes en DB (sensibilité majuscules/accents/espaces). Si vous avez 6A en DB et 6 A (avec espace) dans le CSV : import échoue ligne par ligne.

Création automatique des comptes parents¶

Si vous avez fourni parent_email dans le CSV (ou à la création manuelle) :

Argon crée automatiquement le compte parent
Argon envoie automatiquement un email d'activation
Le parent peut se connecter immédiatement et voir l'enfant

Si plusieurs enfants partagent le même parent_email, Argon les liés tous au même compte parent (pas de doublons).

Phase 6 — Emploi du temps (15-30 minutes)¶

Admin → Emploi du temps

Pour chaque créneau¶

Jour : lundi → samedi
Heure début + fin
Classe
Matière
Enseignant (parmi ceux qui ont cette matière dans leurs affectations)
Salle (optionnel)

Argon détecte les conflits en temps réel :

Même enseignant 2 endroits au même moment
Même classe 2 cours au même moment
Même salle utilisée par 2 classes

Refus si conflit → bonne pratique anti-erreur.

Stratégie¶

Si vous avez 10+ classes avec emploi du temps complexe :

Commencez par les matières contraintes (langues 2, EPS, labos) qui n'ont qu'un enseignant
Continuez avec les matières principales (Maths, Français)
Finissez par les matières secondaires flexibles (Arts, Musique)

Alternative¶

Si votre école utilise déjà un outil de planning (EDT, ADE, Hyperplanning) : exporter en CSV puis importer dans Argon (Admin → Importation → Emploi du temps). Format documenté.

Phase 7 — Finances (10-20 minutes) 🔁¶

Voir Configurer les frais et Échéanciers pour le détail.

7.1 Configurer les frais¶

Admin → Finances → Frais → Nouveau frais

A minima :

Inscription (obligatoire, par classe ou global)
Scolarité annuelle (obligatoire) avec tranches trimestrielles activées
Cantine (non obligatoire, prix unitaire par repas)
Transport (non obligatoire, lié au module Transport)
Uniforme (selon votre politique)

7.2 Générer les factures¶

Admin → Finances → Factures → Générer factures → toute l'école (ou par classe pour démarrer prudemment).

7.3 Vérifier¶

Cliquer 3 factures au hasard et inspecter :

Total cohérent
Lignes attendues présentes
Tranches configurées correctement
Élève + parent corrects

Phase 8 — Modules optionnels (selon votre école)¶

Activez uniquement ceux que vous utiliserez. Sinon, vous polluez l'interface.

Boutique scolaire¶

Si vous vendez uniformes, fournitures, livres :

Admin → Boutique → catalogue → ajouter articles → définir stock initial.

Voir Boutique.

Transport scolaire¶

Si vous gérez le ramassage :

Admin → Transport → véhicules → lignes (circuits) → arrêts → inscriptions élèves.

Voir Transport.

Cantine¶

Si vous gérez les repas :

Admin → Cantine → menus de la semaine 1 → régimes alimentaires → ouvrir réservations parents.

Voir Cantine.

Infirmerie¶

Si vous avez une infirmerie active :

Admin → Infirmerie → activer module → configurer permissions infirmier.

Voir Infirmerie.

Phase 9 — Communication initiale (5 minutes)¶

Au moment du go-live, publiez une annonce de rentrée pour informer les parents et enseignants :

Admin → Annonces → Nouvelle annonce :

Titre : Bienvenue dans Argon — votre nouvelle plateforme école
Type : info
Cible : Tous les parents + tous les enseignants
Contenu : voir modèle ci-dessous

Modèle d'annonce de rentrée¶

Chers parents, chers enseignants,

Nous sommes heureux de vous accueillir sur **Argon**, notre nouvelle plateforme
de gestion scolaire pour l'année 2026-2027.

🎯 **Ce que vous pouvez faire dès maintenant** :

**Parents** :
- Consulter le profil de votre enfant
- Voir les notes, présences, bulletins dès qu'ils sont publiés
- Payer les frais scolaires (Mobile Money, espèces au comptoir)
- Communiquer avec les enseignants via la messagerie
- Recevoir les annonces de l'école

**Enseignants** :
- Saisir notes et appréciations
- Pointer les présences
- Tenir le cahier de textes
- Communiquer avec les parents

🔐 **Votre première connexion** :
Vous avez reçu un email avec votre code d'activation. Connectez-vous sur
**https://<votre-école>.argon.education** et choisissez votre mot de passe.

💡 **En cas de souci** :
- Consulter le centre d'aide : help.argon.education
- Contacter le secrétariat : <numéro>
- Email : <email>

Bonne rentrée à tous !

La Direction

Phase 10 — Vérifications finales (10 minutes)¶

Avant de vraiment lancer (= dire aux parents de se connecter), vérifiez :

Tests fonctionnels¶

Un parent test peut se connecter et voir son enfant
Un parent test voit la bonne classe pour son enfant
Un parent test ne voit PAS les enfants des autres
Un enseignant test peut pointer la présence de sa classe
Un enseignant test peut saisir une note
Une facture peut être payée (mode test si Mobile Money pas encore connecté)
Une annonce arrive bien en notification chez le parent
Un PDF (bulletin ou attestation) se génère correctement

Tests visuels¶

Logo école apparaît partout (sidebar, footer, PDFs)
Couleurs et identité visuelle cohérentes
Aucun texte "Lorem ipsum" ou placeholder oublié
Liens vers le centre d'aide fonctionnels

Tests sur mobile¶

Connexion depuis un téléphone fonctionne
L'interface est lisible sur petit écran
Notifications push reçues sur mobile

Stratégies selon la taille d'école¶

Petite école (<100 élèves)¶

Saisie manuelle possible pour tout
1 admin suffit (le directeur lui-même)
Pas besoin de modules complexes (Boutique, Transport)
Communication directe possible avec chaque parent

Temps de setup : 1-2 heures.

Moyenne école (100-500 élèves)¶

Import CSV indispensable pour les élèves
2-3 admins (secrétariat + comptabilité + direction)
Modules selon politique (transport souvent activé)
Communication via annonces + messagerie

Temps de setup : 3-5 heures.

Grande école (500-2000 élèves)¶

Import CSV obligatoire
Équipe admin dédiée (4-6 personnes)
Tous les modules activés probablement
Communication structurée (annonces ciblées par classe)

Temps de setup : 1-2 jours (avec accompagnement Argon recommandé).

Très grande école / réseau (2000+)¶

Migration depuis ancien système probablement nécessaire
Accompagnement Argon dédié
Plusieurs sessions de formation interne

Temps de setup : 3-7 jours.

Erreurs courantes¶

Erreur	Cause	Solution
Élève créé mais pas visible	Mauvaise classe sélectionnée OU classe pas encore créée	Vérifier classe sur le profil élève
Parent ne reçoit pas l'email d'activation	Email mal saisi, dans spam, ou SMTP mal configuré	Vérifier email + régénérer code activation
Notes impossibles à saisir	Enseignant pas affecté à la classe	Compléter l'emploi du temps OU affectation manuelle
Facture vide générée	Aucun frais marqué "obligatoire"	Voir Configurer les frais § Obligatoire
Bulletin avec logo manquant	Identité école non finalisée	Voir Phase 1
Tous les parents voient tous les enfants	Permissions mal configurées (bug grave si arrive)	Contacter support Argon immédiatement
Tranches inactives sur les factures	Configuration tranches faite après génération	Reconfigurer manuellement chaque facture OU régénérer

Tableau de bord du directeur (1re semaine)¶

Pendant la première semaine après le go-live, regardez chaque matin :

Connexions actives (Admin → Statistiques → Utilisateurs connectés) : combien de parents/enseignants ont activé leur compte ?
Notifications non lues : si un parent vous écrit, ne le faites pas attendre 3 jours
Annonces lues : taux de lecture de votre annonce de rentrée
Paiements reçus : Mobile Money + espèces — le flux a-t-il démarré ?
Bugs remontés : centre d'aide → tickets ouverts

Si quelque chose cloche¶

30 % des parents ne se connectent pas : relancer par SMS ou téléphone direct. L'email a souvent atterri en spam ou n'a pas été lu.
Enseignants frustrés : prévoir 1 mini-formation de 30 min en équipe pédagogique
Beaucoup de tickets sur le même sujet : sans doute un cours d'aide manque — signaler au support pour amélioration

Checklist récapitulative (à imprimer)¶

Vous y êtes ? Félicitations : votre école est opérationnelle dans Argon. La phase "go-live" peut commencer.

Voir aussi¶

Comprendre les 4 rôles — sécurité d'accès par profil
Importer en masse — détail des imports CSV
Configurer les frais — politique tarifaire
Générer les bulletins — à la fin du 1er trimestre
DEPLOIEMENT.md — déploiement infrastructure (côté équipe Argon)
FAQ — pour les questions courantes