Exports PDF & données¶

En une phrase

Les exports d'Argon ne sont pas des "fonctionnalités annexes" : ce sont les documents officiels par lesquels votre école prouve son existence légale auprès des administrations, des familles, des employeurs et des établissements supérieurs. Configurez-les correctement et conservez-les sérieusement.

Cet article explique non seulement comment exporter, mais quels documents produire pour quel usage, quelles mentions sont juridiquement obligatoires, comment organiser l'archivage légal, et comment garder votre patrimoine documentaire portable en cas de migration vers un autre système.

Pourquoi les exports comptent autant¶

L'export n'est pas un détail technique. Il porte 4 enjeux distincts :

1. Enjeu juridique¶

En Afrique francophone, chaque ministère de l'éducation (MINEDUC, MEN, etc.) impose des formats et des mentions obligatoires pour les documents officiels. Un bulletin sans logo, sans cachet, sans signature de chef d'établissement n'est pas reconnu par l'administration suivante (collège pour un primaire, lycée pour un collège, université pour un lycée).

Un certificat mal formaté peut être rejeté lors d'une démarche consulaire (visa étudiant pour la France, par exemple).

Une facture comptable non conforme à l'OHADA peut entraîner un redressement fiscal lors d'un contrôle.

2. Enjeu d'image institutionnelle¶

Le PDF que reçoit le parent représente votre école aussi fortement que votre site web ou votre architecture. Un bulletin propre, bien mis en page, avec logo en haute résolution, donne une image professionnelle. Un bulletin moche fait perdre 15 % de votre crédibilité — peu importe la qualité de l'enseignement.

3. Enjeu d'archivage¶

Les documents officiels doivent être conservés pendant des décennies :

Bulletins : 10 ans (MINEDUC Cameroun) à 30 ans (selon pays)
Certificats de scolarité : 30 ans
Factures comptables : 10 ans (OHADA AUDCG)
Reçus de paiement : 10 ans
PV de conseils de classe : 5 ans

Argon stocke ces PDFs dans MinIO (object storage) avec backup quotidien. Mais : c'est à vous de garantir que cette infrastructure dure 10-30 ans. Voir Archivage longue durée plus bas.

4. Enjeu de portabilité¶

Un jour, vous voudrez peut-être migrer vers un autre système (changement de fournisseur, internalisation, fusion d'écoles). Vos données ne doivent pas être prisonnières d'Argon. Les exports JSON sont conçus pour ça : tout sortir, tout réimporter ailleurs.

Les 5 documents PDF officiels¶

Argon génère 5 types de PDFs, chacun avec ses règles, son usage, et ses contraintes légales.

1. Bulletin trimestriel¶

Pour quoi : matérialiser l'évaluation pédagogique de l'élève sur un trimestre.

Contenu obligatoire :

Identité de l'école (nom, adresse, agrément ministériel)
Identité de l'élève (nom, prénom, matricule, date naissance, classe)
Période (trimestre + année scolaire)
Tableau matières × notes × moyennes
Coefficients
Moyenne générale + rang dans la classe (si applicable)
Appréciations matière + appréciation générale
Décision conseil de classe (au T3)
Mentions légales (en pied de page)
Espace signature du chef d'établissement

Accès : Admin → Bulletins → cliquer un bulletin → Exporter PDF. Voir Générer les bulletins.

2. Attestation de scolarité¶

Pour quoi : prouver qu'un élève est actuellement inscrit dans votre école pendant une année donnée. Document du moment (court terme).

Usage typique :

Démarche pour visa étudiant (parent voyageur)
Justificatif pour l'employeur d'un parent (allocations familiales)
Pièce demandée par les autorités fiscales (déduction fiscale frais scolarité)
Justificatif transport (carte d'abonnement bus)

Contenu obligatoire :

Identité école + agrément
Identité élève (nom, prénom, date naissance)
Classe et année scolaire
Date d'émission
Période de validité (par défaut : année scolaire en cours)
Mentions de validité (sans rature, ne vaut pas certificat de fin de scolarité, etc.)
Cachet école + signature chef établissement

Accès : Admin → Exports → Attestation de scolarité → sélectionner élève → Générer

Validité limitée

Une attestation de scolarité a une validité de 3 à 6 mois selon l'administration qui la demande. C'est un document "à la date du". Pas d'archivage légal au-delà du dossier de l'élève.

3. Certificat de scolarité¶

Pour quoi : prouver qu'un élève a effectué sa scolarité dans votre école sur une période donnée. Document historique (long terme).

Différence avec l'attestation : le certificat est rétrospectif. On certifie qu'untel a été inscrit entre telle date et telle date. Il est demandé bien après la scolarité — par exemple pour candidater à un emploi 15 ans plus tard.

Usage typique :

Dossier d'admission université
Démarche d'équivalence diplôme à l'étranger
Justificatif pour un employeur (parcours académique)
Dossier de naturalisation

Contenu obligatoire :

Identité école + agrément (avec mention "régie par les textes...")
Identité élève complète
Classes successives fréquentées + années
Mention "a effectué sa scolarité conformément au programme officiel du MINEDUC" (ou équivalent)
Date d'émission
N° de certificat (unique, traçable)
Cachet + signature

Accès : Admin → Exports → Certificat de scolarité → sélectionner élève → choisir années → Générer

Document à très long terme

Un certificat peut être demandé 30, 40, 50 ans après l'émission (pour une démarche de retraite, par exemple). Votre obligation d'archivage est très longue. C'est pour cela que les exports sont aussi sauvegardés en PDF/A (format pérenne) dans MinIO.

4. Reçu de paiement¶

Pour quoi : justifier qu'un parent a payé une somme à l'école. Document comptable.

Usage :

Comptabilité famille (déduction fiscale)
Preuve en cas de litige
Comptabilité école (conservé en double)

Contenu obligatoire (OHADA) :

Nom et adresse de l'école (avec NUI — Numéro d'Identifiant Unique au Cameroun, NINEA au Sénégal, etc.)
N° de RCCM (Registre du Commerce et du Crédit Mobilier)
N° de reçu (séquentiel, sans saut — important !)
Date de paiement
Identité du payeur (parent)
Identité de l'élève bénéficiaire
Objet du paiement (libellé du frais)
Montant en chiffres ET en lettres
Mode de paiement (espèces / Mobile Money / carte / virement)
Mention TVA si applicable
Cachet + signature du caissier

Accès : Admin → Finances → cliquer une transaction → Télécharger reçu

Numérotation continue obligatoire

L'OHADA impose que les reçus aient une numérotation séquentielle continue, sans saut. Argon respecte cette règle automatiquement (séquence DB). Mais si vous annulez un reçu, le numéro n'est pas réutilisé — un trou apparaît, et c'est normal et même obligatoire. Ne tentez jamais de "compresser" la numérotation.

5. Relevé de notes¶

Pour quoi : récapituler toutes les notes d'un élève sur une période (année complète, cycle complet).

Différence avec bulletin : le bulletin couvre 1 trimestre. Le relevé couvre N trimestres ou N années.

Usage :

Candidature à un concours
Admission post-bac
Dossier pour bourse universitaire
Document complémentaire au diplôme

Contenu obligatoire :

Identité école + agrément
Identité élève
Période couverte
Tableau matières × trimestres × notes
Moyennes par année
Moyenne générale sur la période
Cachet + signature

Accès : Admin → Exports → Relevé de notes → sélectionner élève → choisir période → Générer

Mentions légales obligatoires¶

Tout PDF officiel d'Argon doit comporter, en pied de page, les mentions suivantes :

Mention	Pourquoi	Configuration
Nom complet de l'école	Identification légale	`Paramètres → Identité → Nom`
Adresse postale	Joignable par les administrations	`Paramètres → Identité → Adresse`
Téléphone + email	Joignable par les familles	`Paramètres → Identité → Contact`
N° d'agrément ministériel	Preuve d'autorisation d'exercer	`Paramètres → Identité → Agrément`
NUI / NINEA / N° fiscal	Obligation fiscale OHADA	`Paramètres → Identité → NUI`
RCCM	Obligation OHADA	`Paramètres → Identité → RCCM`
Site web (optionnel)	Crédibilité	`Paramètres → Identité → Site web`
Date d'émission du document	Traçabilité	Automatique
N° séquentiel du document	Traçabilité	Automatique

Configurer en début d'année, valider une fois pour toutes

Ne laissez aucun de ces champs vide. À la première génération PDF de l'année, inspectez le pied de page d'un document test. Si tout est bon, les milliers de PDFs générés cette année seront conformes.

Personnalisation des templates¶

Argon utilise un système de templates pour ses PDFs. Vous pouvez :

Utiliser les templates système (fournis par Argon, conformes par défaut)
Créer des templates custom (votre identité visuelle, votre mise en page)

Templates système (fournis)¶

Admin → Exports → Templates → onglet Système :

Template	Usage
`Bulletin standard CEMAC`	Conforme MINEDUC Cameroun / Gabon / Congo
`Bulletin standard UEMOA`	Conforme MEN Sénégal / Côte d'Ivoire / Mali
`Attestation universelle`	Format générique reconnu Afrique francophone
`Certificat scolarité long format`	Format historique (style MINEDUC années 90)
`Reçu OHADA standard`	Conforme AUDCG OHADA
`Relevé de notes simple`	Tableau condensé
`Relevé de notes développé`	Tableau avec appréciations

Ces templates sont read-only : vous ne pouvez pas les modifier. En revanche, vous pouvez les dupliquer pour créer une version personnalisée.

Templates custom¶

Admin → Exports → Templates → Nouveau template :

Choisir un template système comme base
Personnaliser :
- Logo + position
- Couleurs (en-tête, traits de tableau, surlignages)
- Police (Argon supporte Inter, Open Sans, Roboto, Lato + ajout custom via upload)
- Mentions de pied de page
- Marges
- Présence/absence d'éléments optionnels (rang, graphique, photo élève)

Système anti-erreur : Argon vérifie que les mentions légales obligatoires sont préservées dans votre template. Si vous tentez d'enregistrer un template sans agrément ou sans NUI, vous recevez un avertissement.

À la génération, choix du template¶

Lors de l'export, un sélecteur "Template" apparaît :

Par défaut : le template marqué default dans votre établissement
Vous pouvez choisir un autre template ponctuellement (ex : version "universitaire" pour les dossiers d'admission)

Exports de données¶

À côté des PDFs officiels, Argon propose des exports de données brutes pour 5 modules.

Pourquoi exporter en CSV/XLSX/JSON ?¶

Analyse externe : votre comptable utilise Excel, votre directeur veut faire un graphique dans PowerBI
Audit : un contrôleur fiscal demande "donnez-moi toutes les transactions de 2025-2026"
Migration : vous changez de système, vous devez tout récupérer
Reporting personnalisé : aucun système n'a tous les graphiques imaginables — un export + Excel donne tout
Backup parallèle : vous voulez garder une copie de vos données indépendante d'Argon

Les 5 modules exportables¶

Module	Contenu	Volume typique (école 500 élèves)
Élèves	Liste complète (matricule, identité, classe, parent, statut...)	~500 lignes
Notes	Toutes les évaluations (élève × matière × évaluation × note)	~30 000 lignes
Présences	Tous les pointages (élève × jour × cours × statut)	~100 000 lignes
Bulletins	Moyennes + appréciations + décisions	~1 500 lignes (3 trimestres × 500 élèves)
Finances	Factures + lignes + transactions + tranches	~10 000 lignes

Les 3 formats¶

CSV (Comma-Separated Values)¶

Format universel : ouvert dans Excel, Google Sheets, Numbers, n'importe quel langage de programmation.

Caractéristiques :

Encodage : UTF-8 avec BOM (compatible Excel Windows et macOS sans triturer les accents)
Séparateur : virgule , (standard) — option point-virgule ; disponible pour les locales européennes
Délimiteur texte : double-quote "
Newline : \r\n (compatible Windows)

Avantages :

Lisible humainement
Léger (~1/3 de la taille XLSX)
Importable partout

Inconvénients :

Pas de mise en forme (juste les données)
Pas de feuilles multiples
Risque de mauvaise interprétation si caractères spéciaux dans le texte (rare avec quoting correct)

XLSX (Excel)¶

Format binaire Excel : mise en forme propre, feuilles multiples, formules possibles.

Caractéristiques :

Compatible Excel 2007+, LibreOffice, Google Sheets
Mise en forme : en-tête colorée, bordures, polices
Multi-feuilles possibles (pour Finances : 1 feuille Factures + 1 feuille Tranches + 1 feuille Transactions)

Avantages :

Visuel immédiat
Adapté pour reporting humain
Pas de problème d'encodage / séparateur

Inconvénients :

Lourd (~3× le CSV)
Moins universel (pas idéal pour scripts/programmation)

JSON¶

Format développeur : structure imbriquée, idéal pour intégration API et migration.

Caractéristiques :

Structure hiérarchique (élève contient sa liste de notes, etc.)
Encodage UTF-8 standard
Lisible humainement (avec un outil comme jq ou un éditeur JSON)

Avantages :

Préserve les relations entre entités
Standard universel pour les API
Idéal pour migration vers un autre système

Inconvénients :

Pas directement ouvrable dans Excel
Non-trivial pour un non-développeur

Filtrer avant export¶

Sur chaque export, vous pouvez filtrer pour réduire le volume :

Année scolaire : limiter à une année (ne pas tout exporter)
Classe : exporter classe par classe (très utile pour 1000+ élèves)
Trimestre : pour Notes et Bulletins
Période : pour Présences et Finances (du XX au YY)
Statut : ex. uniquement les élèves actifs, uniquement les factures soldées

Filtrer = audit traçable

Plus votre export est filtré, plus vous montrez à un éventuel contrôleur que vous savez ce que vous exportez et pourquoi. Un export "tout l'historique" sans filtre est suspect.

Limites de taille¶

Format	Limite max
CSV / XLSX	50 000 lignes
JSON	100 000 entités

Au-delà : Argon refuse et vous invite à filtrer. Pourquoi cette limite : éviter la génération de fichiers de 500 Mo qui ne s'ouvrent dans rien. Si vous avez besoin de plus, exporter par classe ou par trimestre et concaténer côté Excel.

Exports en lot¶

Pour générer plusieurs PDFs d'un coup :

Bulletins en lot¶

Admin → Bulletins → sélection multiple → Exporter PDF en lot

Argon génère un ZIP contenant un PDF par élève, nommé selon la convention :

bulletins-{classe}-T{trimestre}-{annee}.zip
└── bulletin-{matricule}-{nom-prenom}.pdf
└── bulletin-{matricule}-{nom-prenom}.pdf
└── ...

Performance :

< 50 bulletins : génération synchrone (téléchargement immédiat en 5-30 sec)
≥ 50 bulletins : génération asynchrone (Argon vous notifie quand prêt, via notification push + email)

Pourquoi asynchrone : éviter de bloquer l'UI pendant 5 minutes. Le ZIP final est disponible dans Exports → Historique pour téléchargement.

Attestations en lot¶

Cas d'usage : début d'année, générer une attestation pour chaque élève à remettre à la famille (justificatif employeur).

Admin → Exports → Attestations en lot → choisir classe → confirmer.

Idem : ZIP avec une attestation par élève.

Reçus en lot¶

Cas d'usage : fin d'année fiscale, générer tous les reçus de l'année pour la comptabilité.

Admin → Finances → Transactions → filtrer période → sélection → Exporter reçus en lot.

Signature numérique¶

Argon supporte deux niveaux de signature des PDFs.

Niveau 1 — Signature manuscrite scannée (par défaut)¶

Le chef d'établissement scanne sa signature, l'uploade dans Paramètres → Identité → Signature scannée. Argon incorpore cette image dans le PDF à la position prévue.

Avantages :

Simple
Visuel familier
Reconnu par les administrations

Limites :

N'est pas une signature électronique au sens juridique (au sens eIDAS européen ou CEMAC)
Falsifiable (quelqu'un avec accès à votre signature scannée pourrait l'incorporer ailleurs)

Niveau 2 — Signature numérique cryptographique (avancé)¶

Argon peut signer les PDFs avec un certificat numérique (PKI) émis par une autorité de certification reconnue.

Avantages :

Valeur légale : opposable juridiquement (loi cybersécurité Cameroun 2010, équivalent CEMAC)
Non falsifiable : toute modification du PDF invalide la signature
Horodatage : moment précis de la signature certifié

Limites :

Nécessite un certificat acheté à une AC (Autorité de Certification) reconnue
Configuration technique plus complexe
Coût annuel du certificat (50-200 €/an selon AC)

Configuration :

Acheter un certificat auprès d'une AC reconnue dans votre pays
Paramètres → Identité → Signature numérique → Uploader certificat
Renseigner le mot de passe de la clé privée
Activer : tous les PDFs générés sont désormais signés numériquement

Roadmap : autorités CEMAC

Argon prévoit une intégration directe avec les autorités de certification de la zone CEMAC (ANTIC Cameroun, etc.) pour simplifier la procédure. D'ici là : achat indépendant + upload manuel.

Historique des exports¶

Admin → Exports → onglet Historique :

Argon trace chaque export :

Date + heure
Utilisateur déclencheur
Module exporté + format + filtres appliqués
Taille du fichier
Statut (réussi / échoué / en cours)
Bouton Re-télécharger (pendant 30 jours)
Bouton Voir détails (paramètres exacts, useful pour audit)

Pourquoi cet historique ?¶

Audit interne : qui a exporté quoi quand ?
Audit RGPD : prouver qu'un export n'a pas été fait à l'insu du DPO
Signal de churn : un admin qui exporte tout en JSON 3 fois en 1 semaine = signal de migration vers un concurrent → côté Argon, ça déclenche un check de santé de la relation client
Conformité : les inspections fiscales demandent parfois "prouvez que vous savez ce qui a été extrait de votre système"

Archivage longue durée¶

Politique de rétention recommandée¶

Document	Durée légale minimale	Recommandation Argon
Bulletins	10 ans (MINEDUC)	30 ans
Certificats	30 ans	À vie
Attestations	1 an (validité du document)	5 ans (au cas où)
Reçus	10 ans (OHADA)	15 ans
Factures	10 ans (OHADA)	15 ans
PV conseils	5 ans	10 ans

Argon conserve tout par défaut¶

PDFs générés : stockés dans MinIO avec backup quotidien (cf Backups & monitoring)
Données brutes : en base PostgreSQL avec backup quotidien
Réplication offsite : si vous configurez Backblaze B2 ou Hetzner (cf doc DEPLOIEMENT)

Aucune action manuelle requise. Mais :

Vérifier annuellement¶

À la fin de chaque année scolaire :

Exporter en ZIP tous les bulletins de l'année (sauvegarde indépendante)
Exporter en XLSX toutes les transactions (passation comptable)
Tester la restauration d'un backup (cf restore drill)

Conservation hors-Argon (recommandé pour les documents critiques)¶

Pour les certificats (durée à vie) :

Garder une copie sur un disque dur externe (sécurisé)
Garder une copie chiffrée sur un cloud personnel (Backblaze, Storj, Filebase)
Optionnel : déposer périodiquement aux archives nationales (selon réglementation pays)

Migration vers un autre système¶

Si un jour vous décidez de quitter Argon :

Workflow¶

Exporter tout en JSON : Admin → Exports → Migration complète → JSON
Argon génère un ZIP contenant :
- eleves.json (tous les élèves)
- parents.json (tous les comptes parents)
- enseignants.json
- classes.json + matieres.json + cours.json
- notes.json + bulletins.json
- presences.json
- finances/factures.json + transactions.json + tranches.json
- medias/ (PDFs déjà générés + photos élèves)
- audit-log.json
- README.md (description de la structure)
Vous fournissez ce ZIP au nouveau système, qui mappera vers ses propres modèles

Notre engagement : vos données vous appartiennent. Aucun format propriétaire bloquant. Aucun frais d'export. Aucun délai imposé.

Cas particulier : migration partielle (juste les élèves)¶

Vous pouvez exporter sélectivement :

Module Élèves uniquement → un nouveau système d'inscription
Module Finances uniquement → un logiciel comptable spécialisé
Module Notes/Bulletins uniquement → un système académique

Chaque module est exportable indépendamment.

Sécurité des exports¶

URLs signées et expiration¶

Quand vous générez un export, le lien de téléchargement est une URL signée qui expire après 15 minutes. Si vous oubliez de télécharger : pas grave, il suffit de relancer la génération (qui passe par l'historique).

Audit log¶

Chaque export est tracé. Détails consultables dans Admin → Audit → Filtrer par action: EXPORT.

Permissions¶

Admin peut tout exporter
Enseignant peut exporter les bulletins/notes de ses classes uniquement
Parent peut exporter les documents de ses enfants uniquement
Super-admin (équipe Argon) ne peut pas exporter sans audit log explicite (cas de support uniquement)

Conformité RGPD / CNPDCP¶

Les exports contiennent des données personnelles (identité élève, notes, etc.). À ce titre :

Limiter la diffusion : ne pas envoyer le ZIP en pièce jointe email banale
Préférer un transfert sécurisé : Tresorit, ProtonDrive, ou serveur sFTP interne
Conserver en local sur ordinateur de confiance, pas sur Dropbox ouvert
Détruire les copies temporaires une fois la mission accomplie

Cas particuliers¶

Copie certifiée conforme¶

Une administration demande une copie certifiée conforme du bulletin (papier officiel avec cachet humide attestant que la copie est identique à l'original).

Procédure :

Imprimer le PDF
Apposer le cachet "Copie certifiée conforme à l'original" + cachet école + signature du chef d'établissement
Remettre

C'est une étape manuelle : Argon ne peut pas certifier conforme à votre place. Mais le PDF lui-même est l'original numérique signé.

Recover après perte d'un document¶

Cas : un parent perd le bulletin original 5 ans après.

Procédure :

Admin → Bulletins → filtrer par élève + année + trimestre
Le bulletin existe toujours en DB
Régénérer le PDF : il sera identique à l'original (sauf si l'identité école a changé entre-temps)
Remettre au parent avec mention "Duplicata du XX/XX/XXXX" en filigrane (option dans le template)

Signature manuscrite ajoutée a posteriori¶

Cas : vous générez un bulletin sans la signature scannée du chef d'établissement (parti en mission). Vous le sortez quand même pour le donner.

Procédure :

Imprimer le PDF
Le chef d'établissement signe à la main au retour
C'est valide juridiquement (la signature manuscrite prime sur l'absence de signature scannée)

Pour les futurs PDFs : penser à uploader la signature scannée dans Paramètres.

Erreurs courantes¶

Problème	Cause	Solution
`Logo manquant sur le PDF`	Logo non uploadé dans paramètres	`Paramètres → Identité → uploader logo PNG/SVG`
`Texte tronqué dans le tableau`	Police trop large / colonne trop étroite	Choisir un template plus large, ou raccourcir libellé matière
`Caractères accentués mal affichés`	Police non Unicode	Utiliser polices fournies par Argon (Inter, Open Sans, etc.)
Export CSV ouvre mal dans Excel	Excel mal interprété (séparateur, encoding)	Préférer XLSX directement, ou choisir séparateur `;` + UTF-16
ZIP de bulletins vide	Aucun bulletin sélectionné, ou sélection inactive	Vérifier filtres / re-cocher la sélection
Génération PDF lente	Trop de bulletins en synchrone	Passer en mode asynchrone (>50 bulletins)
`Numéro de reçu manquant` (saut)	Reçu annulé ou erreur DB	C'est normal et obligatoire OHADA — ne pas combler le trou
`Export refusé : >50 000 lignes`	Volume trop important	Filtrer par classe, trimestre, ou période
Signature numérique invalide	Certificat expiré, modifié	Renouveler le certificat auprès de l'AC

"Le PDF ne s'ouvre pas chez le parent"¶

Causes possibles :

Téléchargement interrompu : retélécharger
Lecteur PDF obsolète chez le parent : recommander Adobe Reader ou Chrome
Fichier corrompu : régénérer du côté admin

"Le contenu du PDF est différent du bulletin en ligne"¶

Causes possibles :

Le bulletin a été modifié après la génération du PDF (notes changées, appréciation ajoutée)
→ Régénérer le PDF pour qu'il reflète l'état actuel

Checklist pré-archivage de fin d'année¶

À la clôture de chaque année scolaire :

Voir aussi¶

Générer les bulletins — fournit le contenu des PDFs bulletins
Configurer les frais — base des reçus de paiement
Générer les factures — base des PDFs factures
Importer en masse — opération inverse (entrée plutôt que sortie)
DEPLOIEMENT.md — infrastructure de stockage et backup
FAQ — questions parents sur les documents