Créer un élève¶

En une phrase

Créer un élève dans Argon, c'est lui ouvrir la porte de tous les autres modules : il sera ensuite facturable, notable, évaluable, présentable. La qualité des données saisies maintenant détermine la qualité du suivi pendant 10+ années scolaires.

Cet article couvre les 3 méthodes de création, quand utiliser chacune, comment lier le parent automatiquement, et comment éviter les pièges fréquents (doublons, matricules, transferts).

Pourquoi soigner la création des élèves¶

Un élève dans Argon n'est pas juste un nom dans une liste. C'est l'ancre de :

Toute la comptabilité (factures, paiements, soldes)
Tout le suivi pédagogique (notes, bulletins, présences)
Toute la communication (notifications parents, annonces ciblées)
Tous les modules métier (transport, cantine, infirmerie, boutique)

Une mauvaise saisie initiale (nom mal orthographié, mauvaise classe, parent non lié) se propage partout :

Le bulletin sortira avec un mauvais nom
Le parent ne recevra pas les notifications
Les paiements ne se rattacheront pas à la bonne personne
L'historique de l'élève sera corrompu sur 10+ ans

Conclusion : prenez 2 minutes par élève pour bien saisir, plutôt que 2 heures de correction plus tard.

Les 3 méthodes de création¶

Méthode	Volume	Cas d'usage
A — Manuelle un par un	1-30	Nouveaux inscrits en cours d'année, petite école
B — Inscription publique	Variable	Familles s'inscrivent elles-mêmes (formulaire ouvert)
C — Import en masse CSV/Excel	30+	Rentrée, migration depuis autre système

Choisir selon le volume et le contexte. Méthode détaillée pour chacune ci-dessous.

Méthode A — Création manuelle¶

Pour les nouvelles inscriptions en cours d'année, ou pour une petite école qui démarre.

Workflow¶

Admin → Élèves → Ajouter un élève
Renseigner les champs obligatoires :
- Prénom + nom
- Date de naissance
- Sexe (M / F)
- Classe d'affectation
Renseigner les champs recommandés :
- Parent (sélection si déjà existant, ou création depuis le profil)
- Matricule (laisser vide pour génération automatique)
Cliquer Enregistrer

L'élève apparaît immédiatement dans la liste générale (Admin → Élèves) et dans sa classe.

Champs détaillés¶

Prénom + nom¶

Conventions importantes :

Saisir en majuscules le nom de famille et en minuscules le prénom (convention administrative)
Garder les accents corrects (Côté, Édouard, Hélène)
Pour les noms composés : tiret obligatoire (Marie-Claire, Jean-Paul)
Pour les particules : respecter (de la Croix, du Pont)

Pourquoi c'est crucial : tous les documents légaux (bulletins, certificats) reprennent ce nom tel quel. Une erreur de saisie = un document juridiquement contestable.

Date de naissance¶

Format : JJ/MM/AAAA (ex : 15/03/2014)

Pourquoi crucial :

Définit l'âge légal de l'élève
Détermine son éligibilité à certains niveaux (par exemple, on n'accepte pas un élève de 4 ans en CP)
Apparaît sur tous les documents officiels
Erreur → demande d'extrait d'acte de naissance pour correction

Sexe¶

Pourquoi le demander : pour les statistiques (parité dans les classes, suivi MINEDUC) et pour certaines mentions PDF ("Né le" vs "Née le").

Argon v1 : choix binaire M/F. Évolution prévue selon l'évolution du cadre légal.

Classe d'affectation¶

Sélection dans la liste des classes existantes dans votre école pour l'année courante.

⚠️ Si la classe n'existe pas dans la liste : créer d'abord la classe (Admin → Classes → Nouvelle classe).

Matricule¶

Numéro unique identifiant l'élève dans votre école.

Deux modes :

Automatique (recommandé) : laisser vide. Argon génère un matricule au format INS-YY-XXXXX (ex : INS-26-A2B4C)
Manuel : saisir votre propre numéro (cas où votre école a déjà un système de matricule maison)

Règles :

Unique dans votre école (Argon refuse les doublons)
Garder stable dans le temps (le matricule suit l'élève toute sa scolarité)
Apparaît sur tous les documents officiels

Conseil : si vous démarrez sans système existant, prenez l'automatique. Si vous migrez, importez vos matricules historiques pour préserver la continuité.

Parent¶

3 options :

Parent existant : rechercher par nom/email dans le sélecteur
Créer un nouveau compte parent : bouton "Créer un compte parent" → saisir email + téléphone → Argon crée le compte automatiquement avec code d'activation
Vide : à compléter plus tard

Recommandation forte

Créez le compte parent dès maintenant. Le parent recevra son code d'activation par email et pourra immédiatement voir son enfant. C'est l'effet wahou de la première connexion qui fait la différence.

Méthode B — Inscription publique¶

Cas : la famille s'inscrit elle-même via un formulaire public (<école>.argon.education/inscription). Vous validez ensuite la demande.

Activer le formulaire d'inscription¶

Admin → Paramètres → Inscriptions publiques → Activer

Configurer :

Types d'inscription acceptés (nouveaux uniquement, ou aussi réinscriptions)
Pièces jointes obligatoires : extrait acte naissance, certificat de scolarité, photo, etc.
Période d'ouverture : Du 01/06/2026 au 31/08/2026 par exemple
Capacité maximum : nombre d'inscriptions par classe (alerte de saturation)

Workflow famille¶

La famille va sur <école>.argon.education/inscription
Remplit le formulaire (identité enfant, niveau souhaité, identité parents, pièces jointes)
Soumet → reçoit un email de confirmation

Workflow admin (validation)¶

Admin → Inscriptions → liste des demandes soumises (statut en_attente)
Cliquer une demande → consulter pièces jointes
Décision :
- Accepter : choisir classe + message de bienvenue → Argon crée l'élève + le compte parent automatiquement
- Refuser : motif (optionnel) → email automatique à la famille
- En attente : demander des pièces complémentaires

Avantages¶

Pas de saisie manuelle pour vous
Les familles tapent leurs propres données (moins d'erreur d'orthographe)
Pièces jointes versionnées
Process traçable

Inconvénients¶

Nécessite que les familles aient accès internet
Risque de candidatures non sérieuses (à filtrer)
Confiance limitée dans la qualité des données saisies

Méthode C — Import en masse CSV/Excel¶

Pour les rentrées massives ou les migrations. Voir Importer en masse pour le détail complet.

En résumé :

Télécharger le template depuis Admin → Importation
Remplir avec vos données
Re-uploader
Argon crée tous les élèves + tous les comptes parents en quelques secondes

Quand l'utiliser :

✅ Rentrée scolaire (50+ élèves d'un coup)
✅ Migration depuis un autre système
✅ Reprise d'historique (importer les anciens élèves)
❌ Pour 1-5 élèves (création manuelle est plus rapide)

Champs renseignés ultérieurement¶

Une fois l'élève créé, vous pouvez compléter dans son profil (Admin → Élèves → cliquer → Modifier) :

Photo (recommandé)¶

Profil élève → Photo → Uploader

Pourquoi : la photo apparaît partout (sidebar parent, listes, cartes) et donne une identification visuelle très utile.

Format recommandé : carré, 500×500 px minimum, fond neutre. Cropping automatique en miniature.

Si vous n'avez pas de photo : Argon utilise un avatar généré avec les initiales de l'élève (couleur attribuée automatiquement par hash du nom).

Adresse postale¶

Optionnel mais utile pour :

Carte de vœux annuelle
Identification du transport (proximité de la ligne de bus)
Statistiques de provenance géographique (recrutement)

Numéro de téléphone¶

À partir d'un certain âge (collège+), les élèves ont leur propre numéro. Optionnel mais utile pour les notifications directes (cas particuliers).

Dossier médical¶

Voir Infirmerie. Inclut :

Groupe sanguin
Allergies
Traitements en cours
Antécédents médicaux
Contact d'urgence
Médecin référent

Note importante : le parent peut remplir ces infos lui-même depuis son espace (/parent/infirmerie). Inutile de tout saisir admin-side.

Régime alimentaire (cantine)¶

Si vous gérez la cantine. Tags possibles :

Halal / Casher / Végétarien / Sans porc
Allergies spécifiques
PAI (Projet d'Accueil Individualisé)

Inscription transport¶

Si vous gérez le transport :

Ligne (circuit) fréquentée
Arrêt de montée
Arrêt de descente
Période d'inscription (souvent toute l'année)

Rattacher un élève à un parent existant¶

Cas fréquent : un parent existant a déjà un enfant inscrit, vous ajoutez son 2e enfant.

Procédure¶

Créer le 2e élève (méthode A ou C)
Dans le champ Parent → rechercher par nom ou email
Sélectionner le compte existant
Enregistrer

Le parent voit immédiatement son nouvel enfant dans son espace, sans nouveau compte, sans nouvelle activation.

Détection automatique (import CSV)¶

Si vous importez par CSV et que parent_email correspond à un compte existant, Argon liée automatiquement sans dupliquer le compte parent.

Cas particuliers¶

Élève sans email parent connu¶

Cas : famille très peu connectée, vous n'avez pas l'email de la mère.

Workaround :

Créer l'élève sans compte parent rattaché
L'élève est inscrit normalement, peut être facturé, peut avoir des notes
Quand le parent fournit son email plus tard : Profil élève → Créer le compte parent

Limitation : tant que pas de compte parent, aucune notification n'est envoyée à la famille. Communication uniquement papier / téléphone direct.

Jumeaux (ou simples doublons de nom + date)¶

Argon n'empêche pas la création de 2 élèves avec prénom + nom + date de naissance identiques (cas des jumeaux).

Recommandation : différenciez clairement via :

Le matricule (différent automatiquement)
Un second prénom dans le champ prénom (Marie-Claire et Marie-Sophie)
Une photo différente

Élève transféré en cours d'année¶

Voir Transférer un élève pour le workflow détaillé.

Élève qui revient après absence¶

Cas : élève parti l'an dernier, qui revient cette année.

Procédure :

Chercher l'ancien profil dans Admin → Élèves → filtre "Inclure inactifs"
Réactiver son compte (statut actif)
Affecter à la nouvelle classe pour l'année courante
Son historique (notes, présences) est conservé intact

Élève d'une autre école (transfert depuis l'extérieur)¶

Pas de fonction native d'import depuis une autre école. Procédure :

Récupérer du parent : ancien bulletin, attestation de scolarité, certificat
Créer le profil dans Argon
Optionnel : saisir manuellement les notes de l'année précédente pour conserver l'historique (selon politique école)

Sécurité et confidentialité¶

Permissions de création¶

Par défaut, seul l'admin peut créer un élève. Permission technique : eleves.create.

Si vous voulez déléguer la création (secrétariat sans droits financiers), créer un compte admin avec uniquement :

eleves.create
eleves.update
eleves.view
parents.manage

Retirer tout le reste.

Audit¶

Toute création/modification d'élève est tracée dans Admin → Audit. Conservé 5 ans.

Données personnelles (CNPDCP / RGPD)¶

Les données d'un élève sont des données personnelles sensibles (et même particulièrement sensibles pour les mineurs).

Argon engage :

Hébergement uniquement sur des serveurs sécurisés (chiffrement au repos + en transit)
Audit log de tous les accès
Conservation 30 ans (durée légale archivage scolaire)
Suppression sur demande motivée du parent (RGPD)
Aucun partage commercial à des tiers

Erreurs courantes¶

Symptôme	Cause	Solution
`Matricule déjà utilisé`	Doublon avec un élève existant (souvent un homonyme)	Laisser vide pour génération auto, OU choisir un autre matricule
`Classe invalide`	Classe d'une autre école ou inexistante	Vérifier que la classe existe dans votre école courante
`Date invalide`	Format ≠ JJ/MM/AAAA	Reformater
`Parent non rattaché`	Compte parent existant pas trouvé	Vérifier l'email exact, ou créer le compte
Élève créé mais pas visible	Filtre "année scolaire" mal positionné	Réinitialiser les filtres
Parent ne reçoit pas d'email d'activation	Email saisi mal orthographié, ou SMTP mal configuré	Régénérer le code d'activation, vérifier l'email
Notes pas saisissables sur le nouvel élève	Élève créé mais pas dans la classe que l'enseignant enseigne	Vérifier classe + emploi du temps

Bonnes pratiques¶

✅ Saisir le nom de famille en majuscules (convention administrative francophone)
✅ Toujours créer le compte parent en même temps que l'élève (gain de temps, pas d'oubli)
✅ Vérifier la classe d'affectation avant de valider (erreur la plus fréquente)
✅ Mettre une photo dès que possible (humanisation, identification rapide)
❌ Ne jamais supprimer un élève (utiliser transferé ou abandonné pour préserver l'historique)
❌ Ne jamais réutiliser un matricule d'un élève parti (confusion garantie)

Checklist post-création¶

Après création d'un nouvel élève, vérifier :

Nom et prénom correctement orthographiés (majuscules nom / minuscules prénom)
Date de naissance correcte (cohérente avec la classe)
Classe d'affectation correcte
Parent rattaché OU compte parent créé avec email valide
Matricule attribué (auto ou manuel)
Photo uploadée (si possible)
Dossier médical à compléter par le parent (notification envoyée)
Régime alimentaire renseigné si cantine
Inscription transport faite si transport

Voir aussi¶

Importer en masse — création multiple via CSV
Transférer un élève — changement de classe
Configurer les frais — base de la facturation après inscription
Générer les factures — appliquer les frais à un nouvel élève
Infirmerie — dossier médical complet
Checklist de rentrée — workflow global rentrée