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Configurer les frais

En une phrase

Configurer vos frais, c'est traduire la politique tarifaire écrite de votre école en données structurées qu'Argon utilisera pour générer factures, suivre paiements, calculer le chiffre d'affaires attendu et alerter sur les impayés.

Cet article n'explique pas seulement comment cliquer. Il explique pourquoi chaque option existe, quand la cocher, et ce qui se passe ensuite dans le système. Lisez-le une fois en entier à votre première rentrée — c'est 20 minutes qui vous économiseront des semaines de corrections en cours d'année.

Pourquoi commencer par les frais ?

L'écolage et les frais annexes représentent dans 95 % des écoles plus de 90 % du chiffre d'affaires annuel. Toute erreur dans leur configuration se propage en cascade :

Erreur amont Conséquence aval
Un frais oublié 800 familles à facturer manuellement à la main
Un montant incorrect Réclamations parents, perte de crédibilité
Un frais doublonné Facturation double, remboursements à émettre
Pas de coche "obligatoire" Frais absent des factures générées, le découvrir 3 mois plus tard
Tranches mal configurées Trésorerie déséquilibrée, impossibilité de relancer correctement

C'est aussi la pierre fondatrice de tout le reste :

  • Le module Factures consomme directement vos frais
  • Le module Cantine facture automatiquement en s'appuyant sur le frais de type cantine
  • Le module Transport ajoute automatiquement la ligne transport à l'inscription d'un élève
  • Le module Boutique se réfère au prix unitaire des articles, mais les packs rentrée créent des paniers proches d'un frais
  • Le module Bulletins affiche un message bloquant ou un avertissement selon votre politique "solde requis pour récupérer le bulletin"
  • Le Health Score Argon (côté équipe) scrute votre taux de recouvrement trimestriel : c'est l'un des indicateurs d'usage clés

Bref : configurer les frais correctement, c'est sécuriser 90 % de votre cycle financier annuel. Prenez votre temps.

Pré-requis avant de commencer

Avant d'ouvrir l'écran "Frais", assurez-vous d'avoir sous la main :

  • Votre politique tarifaire écrite (grille de tarifs validée par la direction)
  • Les classes créées dans Argon (sinon vous ne pourrez pas cibler par classe)
  • L'année scolaire active (sinon Argon refuse la création)
  • Une décision sur la devise officielle de votre école (voir Devises plus bas)
  • Une décision sur la politique de paiement : forfait annuel, trimestriel, mensuel ?
  • Une décision sur les frais obligatoires vs optionnels (transport, cantine, sortie pédagogique)
  • Si vous appliquez des réductions fratrie, la politique exacte (% sur quel enfant, dégressif ou fixe)

Conseil pratique

Prenez 30 minutes en amont avec votre comptable pour valider cette grille. Une fois 1000 factures générées, modifier un frais devient une opération coûteuse en corrections manuelles.

Concepts clés

Argon distingue 4 entités complémentaires. Comprendre leurs relations évite 80 % des confusions.

       ┌────────────┐
       │   FRAIS    │  Modèle : "Scolarité T1 = 75 000 XAF"
       │ (catalogue)│  Réutilisé pour TOUS les élèves concernés
       └─────┬──────┘
             │ utilisé par
             ▼
       ┌─────────────┐
       │  FACTURE    │  Pour un élève donné : 1 facture / année / élève
       │  (entête)   │  Statut : en_attente → partiel → solde
       └─────┬───────┘
             │ contient
             ▼
       ┌─────────────┐
       │  LIGNE      │  1 ligne par frais appliqué (ex. Inscription, T1, T2, T3)
       │ (détail)    │  Montant + quantité + total
       └─────┬───────┘
             │ peut être découpée en
             ▼
       ┌─────────────┐
       │  TRANCHE    │  Échéancier de paiement (mensuel, trimestriel)
       │ (échéances) │  1 ligne ↔ N tranches
       └─────────────┘

Frais

C'est un modèle réutilisable. "Inscription 2026-2027 = 25 000 XAF" est créé une fois, et utilisé pour tous les nouveaux inscrits. Si vous changez le montant en cours d'année, les frais déjà appliqués aux élèves restent à l'ancien montant — Argon ne modifie pas rétroactivement (sécurité comptable).

Facture

Pour un élève donné sur une année scolaire donnée, il existe une seule facture (objet d'entête). C'est elle qui agrège toutes les lignes (scolarité, cantine, transport, etc.) et porte le statut global.

Ligne

Chaque application d'un frais sur la facture d'un élève. Une école avec frais d'inscription + 3 trimestres = 4 lignes par élève.

Tranche

Une ligne peut être découpée en plusieurs tranches d'échéance. C'est purement un découpage financier (qui doit payer combien et quand) — sans rapport avec le fond du frais. Voir Échéanciers.

Les 6 types de frais

Argon impose 6 types prédéfinis. Pourquoi pas un champ libre ? Parce que :

  1. Les rapports comptables doivent agréger par type (le comptable veut savoir "total cantine encaissé", pas le détail des 50 libellés)
  2. Les automatismes (cantine et transport surtout) s'appuient sur le type pour déclencher la bonne logique
  3. Le PCG/SYSCOA (Plan Comptable OHADA appliqué en Afrique francophone) impose une classification que ces 6 types couvrent

inscription

Pour quoi : frais de constitution de dossier, examen d'admission, frais administratifs ponctuels en début d'année.

Caractéristiques :

  • Généralement non remboursable même en cas de départ
  • Une seule fois par année, pas trimestrialisé
  • À payer avant que l'élève ne commence (politique recommandée)

Stratégie tarifaire fréquente :

  • Écoles populaires : 5 000 à 15 000 XAF
  • Écoles privées laïques : 25 000 à 75 000 XAF
  • Écoles internationales / premium : 100 000 à 500 000 XAF

Argumentation parents

Justifiez-le explicitement par un descriptif des frais réels (impression dossiers, photos, examen, mobilisation administrative). Les parents tolèrent mieux un montant explicable qu'un montant arbitraire.

scolarite

Pour quoi : l'écolage proprement dit — le cœur du tarif.

Caractéristiques :

  • Représente 70 à 85 % du CA annuel de l'école
  • Découpable en tranches (trimestrielles, mensuelles, semestrielles)
  • Souvent modulé selon le niveau (CP coûte moins cher que Terminale)
  • Peut comporter une réduction fratrie appliquée manuellement à la 2e/3e inscription

Stratégies d'organisation :

Stratégie Avantage Inconvénient
1 frais annuel + 3 tranches trimestrielles Simple, lisible Difficile de modifier 1 trimestre seul
3 frais séparés (T1, T2, T3) Flexibilité totale par trimestre 3× le travail de saisie
10 frais mensuels (oct→juil) Très flexible Lourd au reporting trimestriel

Notre recommandation : option 1 (1 frais + 3 tranches) pour 90 % des écoles. Option 2 si vous changez vos tarifs en milieu d'année (rare mais possible).

cantine

Pour quoi : repas à la cantine de l'école.

Caractéristiques :

  • Lié au module Cantine — la facturation est automatique
  • Le tarif que vous saisissez sert de prix unitaire par repas
  • L'agrégation mensuelle est faite par le module Cantine, qui ajoute une ligne agrégée à la facture annuelle de l'élève
  • Vous n'avez PAS à créer une facture cantine séparée chaque mois

Cas particuliers :

  • Demi-pension vs pleine pension : créez deux frais distincts (Cantine demi-pension à 800 XAF/repas, Cantine pleine pension à 1 200 XAF/repas)
  • Tarif différencié par niveau : créez plusieurs frais, ciblés par classe
  • Cantine gratuite obligatoire : créez un frais à 0 XAF — utile pour le reporting (vous voyez combien d'élèves mangent)

transport

Pour quoi : bus scolaire.

Caractéristiques :

  • Lié au module Transport — facturation déclenchée par l'inscription à une ligne
  • Souvent forfaitaire annuel ou mensuel
  • Modulable selon la distance (créer plusieurs frais : Transport zone 1, Transport zone 2)

Stratégies tarifaires :

Modèle Pour qui ?
Forfait annuel unique Petites écoles avec 1-2 lignes proches
Tarif par zone Villes étendues, lignes longues
Au mois (10 mensualités) Souplesse pour les parents, charge admin un peu plus élevée

uniforme

Pour quoi : habillement initial (uniforme, blouse, tenue EPS).

Caractéristiques :

  • Pris en compte au moment de l'inscription uniquement (en théorie)
  • Souvent non récurrent : on l'achète en début de cycle, pas chaque année
  • Peut être déplacé dans le module Boutique si vous voulez gérer les tailles et le stock

Choix stratégique : frais vs boutique :

Option Quand l'utiliser
Frais uniforme obligatoire Vous facturez l'uniforme avec le reste de la rentrée, peu importe la taille (cas "kit standard")
Article boutique Vous gérez le stock par taille, voulez tracer combien d'uniformes par taille
Frais uniforme non obligatoire + boutique Hybride : frais affiché à titre indicatif sur la facture, achat réel en boutique

Avant la rentrée

Pour l'année 1 chez Argon, le plus simple : frais uniforme obligatoire. Vous migrerez vers Boutique l'année 2 quand vous maîtriserez les stocks.

autre

Pour quoi : tout ce qui ne rentre pas ailleurs.

Exemples :

  • Sortie pédagogique au zoo : 3 000 XAF
  • Participation gala de fin d'année : 2 000 XAF
  • Cotisation parents d'élèves : 1 000 XAF
  • Photo de classe : 1 500 XAF
  • Frais de réinscription tardive (pénalité) : 5 000 XAF

Caractéristique critique : toujours ciblé (classe spécifique ou jamais "obligatoire global"), car ces frais ne s'appliquent pas à tous les élèves. Exception : la photo de classe en début d'année, qui peut être obligatoire pour tous.

Création pas à pas

1. Accéder à l'écran

Admin → Finances → onglet Frais → Nouveau frais

2. Renseigner les champs

Libellé

Objectif : que le parent comprenne instantanément ce qu'il paie.

Bon :

  • ✅ Scolarité — 1er trimestre 2026-2027
  • ✅ Inscription nouveaux élèves 2026-2027
  • ✅ Cantine — repas demi-pension

Mauvais :

  • ❌ T1 (que veut dire T1 ?)
  • ❌ Frais (trop générique)
  • ❌ Scolarité (de quelle période ? quelle année ?)

Pourquoi c'est important : ce libellé apparaît sur la facture PDF, dans l'espace parent, et dans les rappels par email. Un libellé clair réduit les questions au secrétariat d'environ 30 %.

Type

L'un des 6 types décrits ci-dessus. Ne peut pas être modifié après création (pour éviter d'incohérence rétroactive). Si vous vous trompez, désactivez et recréez.

Montant

En unités entières de votre devise (pas de centimes pour XAF — la BEAC ne reconnaît pas de subdivision).

Combien mettre ? Quelques repères de marché (rentrée 2026, Cameroun, Yaoundé/Douala) :

Niveau Privée populaire Privée milieu Privée premium International
Maternelle (PS/MS/GS) 75-120k 150-300k 400-700k 1.5-3M
Primaire (CP→CM2) 100-200k 250-500k 600-1.2M 2-4M
Collège (6e→3e) 150-300k 400-700k 900-1.5M 3-5M
Lycée (2nd→Tle) 200-400k 500-900k 1.2-2M 4-6M

Montants annuels totaux pour la scolarité, hors cantine/transport/uniforme. À adapter selon votre ville (Douala +15%, ville moyenne -20%, zone rurale -40%).

Ne sous-cotez pas par peur

Erreur classique en année 1 : tarifs trop bas pour "attirer", puis impossible d'augmenter de 30 % en année 2 sans perdre la moitié des parents. Mieux vaut un tarif juste dès le départ + bourses/exonérations ciblées au cas par cas.

Année scolaire

Sélection obligatoire. Le frais est figé sur cette année — il ne se reportera pas automatiquement à l'année suivante.

Pourquoi : éviter qu'un changement de tarif accidentel à la rentrée suivante ne touche les factures historiques. Vous devez explicitement dupliquer les frais d'une année à l'autre (action Dupliquer pour l'année suivante prévue dans la roadmap — pour l'instant : recréation manuelle).

Classe (optionnel)

Trois stratégies :

A — Champ vide : le frais s'applique à toutes les classes de l'école. Idéal pour : inscription, photo, sortie pédagogique commune.

B — Une seule classe : ciblage précis. Idéal pour : sortie spécifique à la Terminale, frais labo de chimie pour les filières scientifiques.

C — Plusieurs frais identiques ciblés différemment : si vous facturez 200k à la primaire et 350k au lycée pour la scolarité, créez deux frais ("Scolarité primaire" et "Scolarité secondaire") avec des classes ciblées.

Stratégie hybride

Pour les écoles avec 12+ classes et 3-4 niveaux de tarifs :

  1. Créez les frais "principaux" en non-ciblé (s'appliquent par défaut)
  2. Créez des frais d'override ciblés par classe avec un libellé qui le rappelle (ex. Scolarité — surcoût Terminale)
  3. Au moment de générer les factures, Argon agrège : 1 facture par élève reçoit le frais principal + l'override applicable

Obligatoire (case à cocher)

Sémantique : si cochée, ce frais est automatiquement ajouté à chaque facture générée pour les élèves concernés (toute l'école, ou les classes ciblées).

Non cochée : le frais existe dans le catalogue mais doit être ajouté manuellement à chaque facture.

Cas d'usage :

Cocher Obligatoire Ne PAS cocher Obligatoire
Inscription (tous nouveaux) Sortie pédagogique optionnelle
Scolarité (l'écolage de base) Soutien scolaire facultatif
Photo de classe (politique école) Stage langue été
Frais d'examen officiel (Bac, BEPC) Voyage scolaire

Erreur fréquente : oublier de cocher Obligatoire sur le frais Scolarité → générer les factures → constater 24h plus tard que personne n'a été facturé.

Échéance (optionnel)

Date limite globale pour le paiement complet du frais (si vous ne configurez pas de tranches).

Pourquoi le préciser ? :

  • Argon calcule le statut "en retard" automatiquement à partir de cette date
  • Apparaît sur la facture PDF et dans les rappels emails
  • Permet le ciblage des relances de masse

Si vide : le frais n'a pas de date limite explicite — utile pour les frais variables (autre qu'on facture au moment du besoin).

Payable en tranches (case à cocher avancée)

Cochez-la si vous voulez proposer aux parents de payer en plusieurs fois. Voir la section dédiée Échéanciers.

Quand l'activer ? :

  • ✅ Scolarité importante (>150 000 XAF) : essentiel
  • ✅ Transport annuel
  • ❌ Inscription (déjà payable une fois, pas la peine)
  • ❌ Sortie ponctuelle de 3 000 XAF (overhead admin > gain)

Devises

Cette section répond à la question "Pourquoi XAF par défaut ?" et tout ce qui en découle.

Pourquoi XAF par défaut

Argon est conçu pour l'Afrique francophone, dont la zone CEMAC (Cameroun, Gabon, Congo, RCA, Tchad, Guinée Équatoriale) utilise le Franc CFA Centrafricain (XAF) émis par la BEAC. Cette zone regroupe environ 60 millions d'habitants et constitue le marché initial cible.

Le XAF présente trois propriétés utiles :

  1. Pas de subdivision pratique : 1 XAF est l'unité minimale (pas de centimes). Vos montants sont des entiers — gain de simplicité et zéro problème d'arrondi
  2. Convertibilité fixe avec EUR : 1 EUR = 655,957 XAF (parité historique). Si jamais vous voulez convertir pour un reporting international, le calcul est trivial
  3. Adoption universelle dans CEMAC : pas d'ambiguïté pour 95 % de nos écoles cibles

Quand vouloir une autre devise

Quatre cas justifient le multi-devises :

1. Vous êtes en zone UEMOA (Afrique de l'Ouest)

8 pays utilisent le XOF (Franc CFA Ouest, émis par la BCEAO) : Bénin, Burkina, Côte d'Ivoire, Guinée-Bissau, Mali, Niger, Sénégal, Togo. Même valeur que le XAF face à l'EUR, mais ce sont deux monnaies distinctes (non interchangeables). Si vos parents sont en UEMOA, configurez XOF.

2. Vous êtes en zone non-CFA francophone

  • Maroc / Algérie / Tunisie → MAD, DZD, TND
  • RDC → CDF (mais souvent USD en pratique)
  • Mauritanie → MRU
  • Maurice → MUR
  • Madagascar → MGA

Configurez la devise locale.

3. Vous avez des familles qui paient en EUR/USD

Cas fréquent en école internationale (ambassades, expatriés). Deux approches :

A — Tout en devise locale (recommandé) : vous facturez en XAF/XOF/etc., et indiquez sur la facture un "taux indicatif" pour la conversion. Les parents qui paient en EUR transfèrent l'équivalent. Comptablement, vous restez sur une seule devise.

B — Multi-devises avec frais en EUR pour certains parents : plus complexe, oblige à gérer le change comptablement. À n'envisager que si > 30 % de vos parents règlent en devises étrangères et veulent un montant fixe en EUR.

4. Vous facturez aussi en USD (cas écoles internationales)

Configurez deux devises : la locale (pour le reporting fiscal local) et l'USD (pour les parents). Argon stocke chaque frais avec sa devise — pas de conversion automatique.

Comment changer la devise

Au niveau école (pour toute la plateforme) :

Admin → Paramètres → Devise par défaut

  • Liste déroulante avec les 30+ devises supportées (toutes les devises ISO 4217 d'Afrique + EUR + USD + GBP + CAD)
  • Affecte uniquement les nouveaux frais créés après le changement
  • Les frais existants gardent leur devise originale (préservation historique)

Au niveau frais individuel :

À la création d'un frais, un sélecteur "Devise" apparaît à droite du montant. Par défaut : la devise de l'école. Vous pouvez forcer ponctuellement (rare).

Risques avec le multi-devises

Attention aux pièges

Le multi-devises est une complexité substantielle. Les risques :

  • Reporting comptable agrégé : Argon ne convertit pas automatiquement — vos rapports affichent les montants par devise
  • Suivi de trésorerie : si vous avez 12 000 EUR + 8 000 000 XAF en attente, le "total dû" est ambigu
  • Relances parents : risque d'envoyer la mauvaise devise dans le rappel
  • Confusion comptable côté banque/expert-comptable
  • Audit log volumineux : chaque modification trace la devise

Notre recommandation : restez mono-devise sauf nécessité absolue (cas 4 ci-dessus). Si vous avez quelques parents qui paient en EUR, gérez ça côté paiement (réception d'un virement EUR équivalent au XAF dû) plutôt qu'à la source.

Si vous avez initialement configuré la mauvaise devise

C'est arrivé : "Je viens de configurer toute mon école en XAF et je suis en réalité en zone UEMOA, donc XOF."

Procédure :

  1. Pas de panique — comptablement XAF et XOF sont équivalents face à l'EUR
  2. Si aucune facture n'a encore été générée : changez la devise dans Paramètres → Devise puis recréez les frais (clonage manuel ligne par ligne pour l'instant)
  3. Si des factures sont déjà émises : créez un ticket support, l'équipe Argon dispose d'un outil d'audit pour migrer en masse en préservant l'historique
  4. Conservez les anciennes factures en XAF pour les audits — elles restent valables (1 XAF = 1 XOF en pratique)

Modifier ou désactiver un frais

Modifier un frais existant

Frais → cliquer → Modifier

Ce qui est modifiable :

  • Libellé
  • Montant
  • Date d'échéance
  • Case Obligatoire
  • Configuration des tranches
  • Classes ciblées

Ce qui N'EST PAS modifiable :

  • Type (les 6 types prédéfinis)
  • Devise (créer un nouveau frais si vous voulez changer)
  • Année scolaire (idem)

Impact d'une modification sur les factures existantes

Règle d'or : modifier un frais ne change PAS les factures déjà générées.

Pourquoi : sécurité comptable. Si vous avez émis 800 factures à 150 000 XAF et que vous modifiez le frais à 160 000 XAF, les 800 factures restent à 150 000 — sinon vous créeriez des incohérences avec les paiements déjà encaissés.

Pour appliquer la modification :

Cas Solution
Erreur de saisie sur un montant, peu de factures émises Annuler les factures concernées (statut annulee), modifier le frais, regénérer
Ajustement de tarif en milieu d'année (rare) Créer un nouveau frais "Ajustement scolarité T2" + l'ajouter manuellement aux factures concernées
Erreur sur le libellé seul Modifier le frais — les nouveaux PDFs (rééditions) auront le bon libellé, les anciens conservent le mauvais (rééditer si besoin)

Désactiver un frais (sans supprimer)

Frais → cliquer → Décocher "Actif"

Effets :

  • Le frais n'apparaît plus dans les générations futures
  • Les factures existantes qui le contiennent conservent ce frais (intact)
  • Le libellé reste visible dans l'historique des transactions
  • Le frais n'est plus proposé dans les sélecteurs "Ajouter une ligne manuellement"

Quand l'utiliser :

  • Une option qu'on supprime du catalogue (ex : on arrête le ramassage scolaire)
  • Une erreur qu'on ne veut pas faire dans les futures factures
  • Un frais saisonnier (ex : photo de classe — désactiver après émission, réactiver l'année suivante)

Supprimer définitivement (déconseillé)

Argon ne propose pas de suppression directe pour les frais ayant été utilisés (référencés dans une facture). Pour des raisons de cohérence comptable et d'audit, on désactive plutôt que de supprimer.

Si un frais n'a jamais été utilisé (aucune facture, aucun paiement), un bouton "Supprimer" est disponible. Sinon : désactivation uniquement.

Frais par classe : 3 stratégies

C'est l'un des choix structurants. Selon votre école, l'une des 3 stratégies suivantes est nettement préférable.

Stratégie A — Tarif unique pour toute l'école

Pour qui : écoles avec ≤ 5 classes, ou politique tarifaire identique partout (maternelles indépendantes par exemple).

Configuration :

  • Tous les frais en Classe : (vide) (= s'applique partout)
  • Configuration ultra-rapide
  • Reporting simple : un seul montant par type de frais

Limites :

  • Aucune différentiation par niveau
  • Impossible de moduler pour les classes d'examen (3e, Tle) qui coûtent souvent plus cher à enseigner

Stratégie B — Tarification par niveau (par cycle)

Pour qui : écoles avec primaire + secondaire, ou maternelle + primaire, qui ont des tarifs différents par cycle.

Configuration :

  • Frais "Scolarité primaire" → cibler toutes les classes du primaire (CP→CM2)
  • Frais "Scolarité secondaire" → cibler toutes les classes du secondaire (6e→Tle)
  • Idem pour Inscription si vous avez 2 niveaux d'inscription

Avantage : équilibre simplicité/granularité. Reporting clair par cycle.

Limite : si vous voulez aussi un sur-tarif pour les classes d'examen (3e + Tle), il faut passer en Stratégie C ou créer une exception manuelle.

Stratégie C — Tarification par classe (granularité fine)

Pour qui : écoles haut de gamme avec 12+ classes et tarifs vraiment différents par classe.

Configuration :

  • Un frais par classe (ou groupe de classes équivalentes)
  • 12 classes = 12 frais (× 3 trimestres = 36 frais Scolarité)
  • Lourd à maintenir, mais très précis

Optimisation : créez les frais "principaux" partagés (inscription, photo) + des frais Scolarité spécifiques par classe.

Notre recommandation : la Stratégie B convient à 75 % des écoles. Passez à C uniquement si vous avez vraiment des tarifs très différenciés par classe.

Cas d'usage avancés

Réductions fratrie

Argon ne propose pas (encore) de calcul automatique de réduction fratrie. Workflow recommandé pour le MVP :

  1. Créer un frais Réduction fratrie de type autre, avec un montant négatif (ex : -15000 XAF)
  2. Pour la 2e et 3e inscription d'une même famille, ajouter manuellement cette ligne à la facture
  3. La somme totale de la facture intègre automatiquement la réduction

Roadmap : une logique de détection automatique des fratries (par adresse email parent partagée) est prévue avec application automatique de la réduction selon votre politique. D'ici là, l'approche manuelle ci-dessus est sûre et tracée.

Bourses et exonérations

Workflow recommandé :

  1. Ne PAS baisser le montant du frais (cela fausse votre comptabilité)
  2. À la place, créer un frais Bourse mérite ou Exonération sociale de type autre avec un montant négatif approprié
  3. Ajouter manuellement cette ligne aux factures des élèves boursiers
  4. Avantage : votre rapport comptable affiche clairement "X millions de CA + Y millions de bourses accordées = solde Z" — utile pour les rapports aux bailleurs, mécènes, ou pour justifier votre politique sociale

Paiement anticipé / remise pour règlement comptant

Stratégie identique : créez un frais Remise paiement anticipé (type autre, montant négatif, ex : -5% de la scolarité). Ajoutez-le manuellement sur les factures concernées, ou par lot quand vous identifiez les familles éligibles.

Acompte d'inscription remboursable

Plus complexe : un acompte qu'on rembourse si l'enfant n'est finalement pas accepté.

Workflow :

  1. Créer un frais Acompte d'inscription (type inscription, obligatoire pour les candidats)
  2. À la décision (acceptation) : l'acompte reste acquis, intégré à la scolarité totale
  3. À la décision (refus) : annuler la facture (statut annulee), procéder au remboursement hors-Argon (virement comptable)
  4. Tracer le remboursement dans l'audit log avec une note explicite

Frais étalés sur plusieurs années

Cas : voyage scolaire international payé en 2 ans (terminer en année N+1 ce qu'on a commencé en année N).

Workflow :

  1. Créer le frais sur l'année N
  2. Configurer des tranches qui s'étendent jusqu'en année N+1
  3. Le frais reste rattaché à l'année N, mais les paiements de tranches en année N+1 sont normalement traçables

Limite actuelle : le reporting "CA encaissé en année N+1 mais rattaché à l'année N" demande une analyse manuelle. Argon n'offre pas (encore) de vue "cross-année" propre.

Suivi : ce que les frais alimentent

Une fois vos frais configurés, ils nourrissent automatiquement plusieurs vues :

Vue admin Finances → Aperçu

  • Total attendu : somme de toutes les lignes de toutes les factures émises
  • Total encaissé : somme des paiements confirmés
  • Solde restant : différence
  • Taux de recouvrement : encaissé / attendu, exprimé en %
  • Évolution sur 12 mois : graphique en barres pour visualiser la saisonnalité

Vue admin Finances → Scolarité

  • Liste par classe avec, pour chaque élève :
    • Montant total attendu (somme des frais qui s'appliquent à lui)
    • Montant payé
    • Solde
    • Statut paiement
  • Filtrable : "afficher uniquement les élèves en retard"

Utile pour les relances ciblées : exportez la liste des retards et envoyez une annonce groupée.

Vue parent Finances

Le parent voit, pour chacun de ses enfants :

  • Détail des frais qui le concernent
  • Total dû, payé, restant
  • Tranches à venir avec dates
  • Bouton "Payer" sur les tranches échues ou à venir

Tableau de bord Health Score (côté équipe Argon)

Votre taux de recouvrement est l'un des signaux suivis pour évaluer la santé de votre déploiement. Un taux bas (<50% à mi-trimestre) déclenche une alerte côté équipe Argon — c'est l'opportunité pour notre équipe de vous proposer de l'aide (configurer mieux les relances automatiques, par exemple).

Erreurs courantes

Message d'erreur Cause probable Solution
Montant doit être positif Vous avez saisi 0 ou un nombre négatif Saisissez un montant > 0. Pour une réduction, créez un frais de type autre avec montant négatif (voir Bourses)
Année scolaire requise Aucune année scolaire n'est marquée comme "active" dans Super-admin → Années scolaires Activer une année (cocher "année courante")
Configuration tranches incohérente Vous avez configuré des tranches custom dont la somme ≠ montant du frais Ajuster les tranches : soit la somme = montant total, soit choisir un preset auto qui calcule l'arrondi
Frais déjà actif sur cette année + classe Vous essayez de créer un doublon parfait Vérifier les frais existants ; soit modifier l'existant, soit ajuster le ciblage (classe)
Devise non supportée Vous avez modifié le code devise via API en passant une devise non ISO 4217 Repasser sur l'interface, le sélecteur ne propose que des devises valides
Les factures ne sont pas générées pour certains élèves Le frais n'est pas marqué Obligatoire, OU la classe de l'élève n'est pas dans le ciblage Vérifier les 2 conditions sur le frais
Le frais cantine apparaît à 0 sur toutes les factures Le module Cantine n'a pas encore fait sa facturation mensuelle C'est normal : la facturation cantine se fait à la fin du mois, après agrégation des consommations

Erreurs "fantômes" : pas de message, juste un comportement bizarre

"J'ai créé le frais mais il n'apparaît pas dans la génération de factures"

Causes possibles :

  • ❌ Vous n'avez pas coché Obligatoire
  • ❌ Le frais est configuré sur la mauvaise année scolaire (vérifier la liste déroulante)
  • ❌ Le frais cible une classe spécifique qui n'inclut pas vos élèves
  • ❌ Le frais est inactif (case "Actif" décochée)

Procédure de débogage :

  1. Aller dans Frais → filtrer par année courante
  2. Vérifier la coche Obligatoire ✓
  3. Vérifier la coche Actif ✓
  4. Cliquer sur le frais → onglet "Aperçu d'application" → liste des classes/élèves concernés

"Le montant total de la facture est faux"

Causes possibles :

  • Une ligne manuelle a été ajoutée sans qu'on s'en souvienne
  • Une réduction (frais à montant négatif) a été ajoutée 2 fois
  • Un frais a été modifié après émission, mais la facture n'a pas été régénérée

Procédure : Cliquer sur la facture → onglet "Détail des lignes" → vérifier ligne par ligne.

"Les parents voient les montants en XOF alors que je suis en XAF"

Cause : confusion devise entre votre paramétrage et celui du frais.

Procédure :

  1. Paramètres → Devise par défaut = XAF
  2. Pour chaque frais : vérifier la colonne "Devise" — si vous voyez du XOF, modifier (mais seul un re-création complète change la devise stockée)

Récapitulatif : checklist avant de générer les factures

Avant de cliquer "Générer factures" pour toute votre école, vérifiez :

  • L'année scolaire courante est bien active dans Super-admin → Années scolaires
  • Toutes les classes sont créées
  • Au moins un frais Scolarité existe pour l'année courante
  • Ce frais Scolarité est marqué Obligatoire
  • Le frais Inscription (si applicable) est marqué Obligatoire
  • Les frais optionnels (cantine, transport) ne sont pas marqués Obligatoire
  • La devise est cohérente (XAF, XOF, ou autre selon votre zone)
  • Les classes ciblées sur chaque frais sont correctes
  • Les tranches sont configurées sur les frais lourds (Scolarité, Transport)
  • Vous avez vérifié les 5 premiers frais à la main (montant + libellé)
  • Vous avez fait un test sur une seule classe avant la génération massive

Démarrer en douceur

Pour votre première fois : générez d'abord les factures pour une seule classe. Inspectez 3-4 factures à la main. Si tout est conforme, lancez la génération globale. Sinon, vous avez perdu 30 secondes, pas 3 heures.

Voir aussi