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Boutique scolaire

En une phrase

La Boutique transforme votre point de vente physique (coin uniformes du secrétariat) en boutique en ligne intégrée à Argon. Les parents commandent depuis chez eux, payent en avance, vous récupérez le tracas du commerce parallèle au profit du temps administratif.

Cet article explique comment configurer, comment gérer le stock, comment intégrer la chaîne d'achats fournisseurs, comment gérer la TVA, et comment exploiter les statistiques pour optimiser vos approvisionnements.

Pourquoi avoir une boutique dans Argon

Le constat sans Argon

Une école typique a un "coin commercial" géré informellement :

  • Cahier papier où on note "Mme X doit 3 cahiers"
  • Caisse en espèces avec petit fonds de roulement
  • Stock estimé à vue d'œil ("on a encore beaucoup de cravates")
  • Achats fournisseurs faits "au feeling" en fin de stock
  • Rupture régulière sur les articles les plus demandés
  • Litiges fréquents ("J'ai payé !" "Non, vous n'avez pas payé.")

Résultat : 50-200 000 XAF de pertes / oublis / litiges par année dans une école moyenne.

Le constat avec Argon Boutique

  • Catalogue en ligne consultable par les parents
  • Stock en temps réel (Argon décrémente automatiquement à chaque vente)
  • Achats fournisseurs tracés avec calcul automatique du PMP (prix moyen pondéré)
  • Statistiques : top ventes, marge brute, valeur stock
  • Audit log : qui a vendu quoi à qui
  • Alertes automatiques sur stock bas

Résultat : non seulement les pertes disparaissent, mais le directeur gagne du temps sur les tâches de gestion.

Modules optionnels pour qui ?

Type d'école Avez-vous besoin de la Boutique ?
École avec uniformes propres Oui — gestion de stock indispensable
École qui vend des manuels Oui — surtout en début d'année
École avec fournitures de classe Oui — souvent un gros volume
École qui ne vend rien Non — désactiver le module
École avec une seule famille qui passe au comptoir Marginal — laissez la caisse papier

Configurer le catalogue (admin)

Admin → Boutique → onglet Catalogue → Nouvel article

Champs à renseigner

Champ Importance Exemple
SKU (référence interne unique) Critique UNI-CP-BLEU-M
Nom (visible parents) Critique Uniforme primaire bleu — Taille M
Catégorie Pour navigation Uniformes / Fournitures / Manuels / Sport
Type d'article Détermine comportement vente / consommable / mixte
Prix de vente HT Critique 12 000 XAF
TVA applicable Comptabilité 0 % (exonéré) ou 19,25 % (Cameroun)
Prix achat moyen (calculé auto) Stock + marge 7 500 XAF
Stock actuel Pour ventes 45
Stock minimum (alerte) Approvisionnement 10
Photo Pour parents upload PNG/JPG
Description Détails parents Composition, tailles dispos, etc.
Visible parents Toggle catalogue public Oui / Non

Types d'articles

vente

Article vendu aux parents :

  • Apparaît dans le catalogue public
  • Décompté du stock à chaque commande
  • Peut générer une marge brute

Exemple : uniforme, cahier d'exercices, manuel scolaire.

consommable

Article interne pour l'école, jamais vendu aux parents :

  • N'apparaît PAS dans le catalogue public
  • Sortie de stock via le module "Dotation pédagogique"
  • Permet de tracer la consommation interne

Exemple : craie, papier toilette, produits d'entretien, fournitures profs.

mixte

Article qui peut être vendu OU dotation :

  • Apparaît dans le catalogue public
  • Peut aussi être sorti en dotation pour usage interne
  • Bonus : statistiques séparées vente vs dotation

Exemple : papier ramette (vendu aux parents en cas de besoin, mais aussi utilisé en classe).

SKU : convention de nommage

Pourquoi un SKU structuré ? : pour retrouver vite, pour des rapports propres, pour scanner code-barres plus tard.

Convention recommandée :

[CATÉGORIE]-[NIVEAU]-[VARIANT]-[TAILLE/COULEUR]

Exemples :
UNI-CP-BLEU-M       (uniforme CP bleu taille M)
UNI-COL-VERT-XL     (uniforme collège vert XL)
LIV-MATH-6E         (livre maths 6e)
CAH-100P-VERT       (cahier 100 pages vert)
PAP-A4-500          (papier ramette A4 500 feuilles)

Tailles d'uniformes

Cas spécifique : un même modèle d'uniforme en multiples tailles.

Stratégie recommandée : un SKU par taille.

UNI-CP-BLEU-XS
UNI-CP-BLEU-S
UNI-CP-BLEU-M
UNI-CP-BLEU-L
UNI-CP-BLEU-XL

Avantage : stock séparé par taille. Si rupture XL, vous voyez tout de suite.

Inconvénient : catalogue plus long. Compensé par les filtres + photos identiques.

Gestion du stock

Admin → Boutique → onglet Stock

Affiche tous les articles avec leur stock actuel + alertes.

Mouvements de stock possibles

Type de mouvement Sens Quand
Entrée +N au stock Réception fournisseur (achat validé)
Sortie vente -N au stock Commande livrée à un parent
Sortie dotation -N au stock Sortie pour usage interne (craie pour prof)
Ajustement +/- N Correction d'inventaire (vous comptez et trouvez +2 ou -3)
Casse / perte -N au stock Article endommagé ou perdu

Ajuster manuellement le stock

Cas : inventaire physique trouve un écart entre Argon (45 unités) et la réalité (43 unités).

  1. Stock → article → Ajuster
  2. Saisir le nouveau stock : 43
  3. Sélectionner motif : Inventaire correctif
  4. Optionnel : commentaire libre
  5. Confirmer

Effet : un mouvement de -2 est enregistré, l'audit log montre qui a fait l'ajustement et pourquoi.

Bonne pratique : inventaire physique trimestriel minimum. Sinon les écarts s'accumulent.

Déclarer une perte / casse

Cas : un uniforme tombe dans la boue, est déchiré, ne peut plus être vendu.

  1. Stock → article → Déclarer casse
  2. Quantité : 1
  3. Motif : Détérioration
  4. Confirmer

Argon enregistre la perte avec son coût (prix d'achat moyen) pour rapport financier.

Alertes stock bas

Quand un article passe sous son stock minimum :

  • Notification automatique à l'admin
  • Apparaît en rouge dans la vue Stock
  • Inclus dans le rapport hebdomadaire "À réapprovisionner"

Configurer le stock minimum : Catalogue → article → modifier → Stock minimum. Ajuster selon votre cadence de vente.

Achats fournisseurs

Pour faire entrer du stock, il faut passer par le workflow "Achat".

1. Créer un fournisseur

Admin → Boutique → onglet Fournisseurs → Nouveau

  • Nom commercial
  • Adresse
  • Téléphone, email
  • Conditions de paiement (comptant, 30j, 60j)
  • N° de compte bancaire (si virement)

2. Créer un achat

Admin → Boutique → onglet Achats → Nouvel achat

  • Fournisseur : sélectionner
  • Référence : N° de votre bon de commande ou facture fournisseur
  • Date de commande
  • Lignes : pour chaque article commandé :
    • SKU
    • Quantité
    • Prix unitaire HT (peut différer des achats précédents)
    • TVA
  • Total : calculé automatiquement (HT + TVA = TTC)

Statut initial : brouillon.

3. Valider l'achat (à la réception)

Une fois la marchandise réellement reçue :

Achat → Valider l'achat

Effets automatiques :

  • Stock +N pour chaque ligne (entrée de stock)
  • Prix d'achat moyen pondéré (PMP) recalculé :
PMP = (Stock_avant × PMP_avant + Quantité_nouvelle × Prix_nouveau)
      / (Stock_avant + Quantité_nouvelle)

Exemple :
Stock avant : 20 unités à PMP 7 000 XAF
Achat : 30 unités à 8 000 XAF
PMP nouveau = (20×7000 + 30×8000) / (20+30) = 380 000 / 50 = 7 600 XAF

Ce PMP est utilisé pour calculer votre marge brute réelle sur chaque vente.

4. Payer le fournisseur (optionnel)

Si vous voulez tracer le paiement fournisseur dans Argon :

Achat → Payer → choisir mode (virement, espèces, chèque) → confirmer.

Sinon : payez hors-Argon (banque, espèces), suivi comptable séparé.

Côté parent : commander

Le parent accède au catalogue depuis /parent/boutique.

Workflow d'achat

  1. Le parent parcourt le catalogue (filtres par catégorie, recherche par nom)
  2. Sélectionne un article → page produit (photo, prix, description, disponibilité)
  3. Ajoute au panier (quantité selon disponibilité affichée)
  4. Le panier persiste dans son navigateur (localStorage) — pas perdu s'il ferme l'onglet
  5. Passe commande : choisit
    • Enfant bénéficiaire (si plusieurs)
    • Mode retrait (sur place / livraison classe)
    • Mode paiement (Mobile Money / Visa / espèces au comptoir)
  6. Confirme

Statut de la commande

Statut Sens
panier Pas encore confirmée
confirmee Parent a validé son panier
payee Paiement reçu (Mobile Money ou comptoir confirmé)
prete Préparation terminée, en attente du retrait
livree Remise au parent ou à l'enfant en classe
annulee Annulée (avec remboursement le cas échéant)

Notifications automatiques

Le parent reçoit une notification à chaque changement de statut :

  • payee : "Votre paiement est reçu, nous préparons votre commande"
  • prete : "Votre commande est prête, venez la retirer au secrétariat"
  • livree : "Votre commande a été remise. Merci."

Côté admin : pipeline commandes (kanban)

Admin → Boutique → onglet Commandes : vue kanban en 4 colonnes :

┌───────────┐ ┌───────────┐ ┌───────────┐ ┌───────────┐
│ Confirmée │ │  Payée    │ │   Prête   │ │  Livrée   │
│           │ │           │ │           │ │           │
│  • Cmd 1  │ │  • Cmd 5  │ │  • Cmd 8  │ │  (archive)│
│  • Cmd 2  │ │  • Cmd 6  │ │           │ │           │
│  • Cmd 3  │ │  • Cmd 7  │ │           │ │           │
└───────────┘ └───────────┘ └───────────┘ └───────────┘

Glisser-déposer une carte d'une colonne à l'autre = changer le statut.

Workflow recommandé

  1. Matin : voir les commandes payee → préparer (sortir du stock)
  2. Après préparation : passer en prete
  3. Quand parent récupère : passer en livree (avec signature papier optionnelle)

Packs de rentrée

Cas : vous voulez vendre un groupe d'articles à un tarif préférentiel (kit rentrée).

Admin → Boutique → onglet Packs rentrée → Nouveau pack

  • Nom : ex Pack rentrée 6e — Garçons
  • Niveau cible : Collège — 6e
  • Articles inclus : multi-sélection (uniforme + cahier maths + cahier français + ...)
  • Prix pack : généralement -10 à -15 % par rapport à la somme des articles

Effet : le pack apparaît côté parent comme suggestion forte pour les nouveaux élèves de ce niveau.

Avantage : la famille a une décision simplifiée ("je prends le pack et je suis tranquille"). Vous vendez plus.

Demandes de dotation (enseignants)

Un enseignant peut demander du matériel sans le sortir lui-même.

Workflow enseignant

  1. /enseignant/boutique → Demander une dotation
  2. Choisir : article + quantité + motif
  3. Soumettre → l'admin reçoit une notification

Workflow admin

  1. Admin → Boutique → onglet Dotations → demandes en attente
  2. Examiner : raisonnable ? stock disponible ?
  3. Valider → sortie de stock automatique
  4. Optionnellement : refuser avec motif

Pourquoi ce workflow ? :

  • Pas de "vol" déguisé (l'enseignant prend sans demander)
  • Le directeur garde le contrôle des sorties
  • Traçabilité complète des consommations par enseignant

TVA et fiscalité

Régime TVA en zone CEMAC

Cameroun : TVA standard à 19,25 %. Les uniformes scolaires sont parfois exonérés (selon liste MINEDUC). Les manuels scolaires sont exonérés.

Configurer par article :

  • Catalogue → article → TVA → 0% pour exonéré
  • Catalogue → article → TVA → 19.25% pour standard

Affichage côté parent : le prix affiché est toujours TTC (prix de vente final).

Reçu de vente

À chaque vente, Argon génère un reçu fiscal :

  • N° séquentiel
  • Montants HT + TVA + TTC
  • Mode paiement
  • Conformité OHADA (voir Exporter en PDF)

Déclaration TVA mensuelle

Admin → Boutique → onglet Aperçu → Rapport TVA

Affiche :

  • CA total HT du mois
  • TVA collectée
  • TVA déductible (sur achats)
  • Solde TVA à reverser au Trésor

À transmettre à votre comptable.

Statistiques et analyse

Admin → Boutique → onglet Aperçu : tableau de bord avec :

  • Top 10 ventes (articles les plus vendus)
  • Top 5 marges (articles avec meilleure marge)
  • Articles en alerte stock bas
  • CA mensuel (graphique 12 mois glissants)
  • Marge brute (CA - prix d'achat)
  • Taux de rotation stock
  • Valeur stock actuel
  • Articles non vendus depuis 6 mois (à dégager ?)

Indicateurs clés à suivre

Indicateur Cible saine
Marge brute boutique 20-35 %
Taux de rotation stock 4-6 fois / an
Articles non vendus 6 mois < 10 % du catalogue
Ruptures de stock < 5 % des demandes

Au-delà de ces seuils : revoir votre politique d'approvisionnement.

Cas particuliers

Article retourné par un parent

Cas : le parent a acheté une taille XL pour son enfant qui en fait du M.

Procédure :

  1. Commande → Annuler la commande
  2. Si déjà payée : créer un avoir (à utiliser pour un futur achat) OU rembourser hors-Argon
  3. Le stock est remis automatiquement à +N

Article vendu en double par erreur

Cas : l'admin a saisi 2× la commande au lieu de 1×.

Procédure :

  1. Annuler une des deux commandes
  2. Vérifier que le stock revient bien à la valeur correcte
  3. Si paiement passé en double : remboursement hors-Argon

Inventaire annuel

Recommandation : inventaire physique complet une fois par an, en fin d'année scolaire.

Procédure :

  1. Compter physiquement chaque article
  2. Comparer avec Argon
  3. Pour chaque écart : ajuster + noter le motif (perte, casse, vol, erreur saisie)

L'écart total doit être < 2 % de la valeur stock sur une école bien gérée.

Erreurs courantes

Symptôme Cause Solution
Stock négatif affiché Vente saisie avant entrée stock Saisir l'achat fournisseur correspondant
Article non trouvé côté parent Visible parents = Non Cocher Visible dans le catalogue
TVA mal calculée sur le reçu Taux mal configuré sur l'article Corriger le taux TVA
Commande bloquée en confirmee Pas de paiement reçu Soit attendre paiement, soit annuler
Stock pas décrémenté après vente Bug rare Contacter support Argon
PMP étrangement bas Erreur dans un ancien achat Vérifier historique achats

Bonnes pratiques

  • ✅ SKU structuré dès le début
  • ✅ Stock minimum réaliste pour anticiper les ruptures
  • ✅ Inventaire trimestriel minimum
  • ✅ Photos systématiques sur les articles parents (taux de conversion ×2)
  • ✅ Packs rentrée clairement avantageux (-10 % minimum)
  • ❌ Ne pas mélanger ventes et consommables (utiliser le type adapté)
  • ❌ Ne jamais saisir une vente sans paiement immédiat (créer la commande à la place)

Voir aussi