Aller au contenu

Générer les factures

En une phrase

Générer les factures, c'est transformer votre catalogue de frais en obligations financières individuelles pour chaque élève. C'est l'étape qui active concrètement le cycle financier de l'année — sans elle, vous n'avez rien à recouvrer.

Cet article explique quand générer, comment lancer en lot, comment vérifier, comment gérer les inscriptions tardives, et comment corriger sans casser l'historique comptable.

Pourquoi générer en lot

Imaginons une école de 500 élèves. Sans génération en lot, vous devriez :

  • Ouvrir le profil de chaque élève
  • Cliquer "Créer facture"
  • Ajouter manuellement chaque ligne de frais applicable (4-5 lignes)
  • Cliquer "Sauvegarder"
  • Recommencer 500 fois

Soit ~2 minutes × 500 = 16 heures de travail pour une seule rentrée.

Avec la génération en lot d'Argon : 15 secondes, sans erreur, sans oubli.

Idempotence : un atout sécurité

Argon est idempotent : si vous lancez la génération 2 fois par erreur, vous n'obtenez pas de doublons. Argon détecte les factures existantes et :

  • Ne recrée pas la facture
  • Ajoute les nouvelles lignes (si vous avez créé un nouveau frais entre-temps)
  • Met à jour les lignes existantes si le frais a changé

Cela permet de régénérer en toute confiance quand vous ajoutez un frais.

Quand générer ?

À la rentrée scolaire (cas principal)

Une fois que :

  • L'année scolaire active est configurée ✅
  • Les classes existent ✅
  • Les élèves sont créés (ou importés) ✅
  • Les frais sont configurés et marqués "Obligatoire" ✅

→ Génération globale pour toute l'école.

Lors d'une inscription en cours d'année

Pour un seul nouvel élève. Deux options :

  • Générer pour cet élève seul (Profil élève → Créer facture)
  • Régénérer la classe (la génération est idempotente — ne crée pas de doublons)

Après modification des frais

Si vous ajoutez un nouveau frais obligatoire en cours d'année (cas rare mais possible), régénérer met à jour les factures existantes avec la nouvelle ligne.

Après modification de la composition d'une classe

Cas : vous avez transféré 10 élèves entre classes. Les factures existantes restent valides, mais si vous voulez harmoniser (ex : ajuster un frais spécifique à la classe), régénérer.

Procédure de génération en masse

Workflow étape par étape

  1. Admin → Finances → onglet Factures → Générer factures
  2. Choisir les paramètres :
    • Classe : une classe spécifique, OU "Toutes les classes"
    • Année scolaire : généralement l'année courante (préselectionnée)
    • Date d'échéance : globale optionnelle (Argon utilise la date d'échéance du frais si vous laissez vide)
  3. Confirmer

Ce qu'Argon fait techniquement

Pour chaque élève de la classe sélectionnée :

  1. Vérifie si une facture existe déjà pour (eleve_id, annee_scolaire_id)
    • Existe → met à jour (sans dupliquer)
    • N'existe pas → crée une nouvelle facture
  2. Identifie les frais obligatoires applicables :
    • Frais sans ciblage classe (classe_id = NULL) → s'applique à tous
    • Frais ciblés sur la classe de l'élève → s'applique
  3. Crée une ligne par frais (avec montant, libellé)
  4. Si le frais a tranches activées → crée les tranches automatiquement
  5. Statut facture : en_attente par défaut

Performance

Volume Temps approximatif
50 élèves 1-2 secondes
200 élèves 5-10 secondes
500 élèves 15-25 secondes
1000 élèves 30-60 secondes
2000+ élèves passer par génération asynchrone (à venir)

Stratégie recommandée : commencer petit

Au premier lancement : générez d'abord une seule classe.

  1. Vérifiez les 5 premières factures à la main
  2. Ouvrez le PDF d'une facture test
  3. Si tout est conforme → lancez sur toutes les classes
  4. Si anomalie → corriger les frais d'abord, puis régénérer

Cette précaution évite de devoir corriger 500 factures.

Consulter une facture

Admin → Finances → Factures → cliquer sur une facture

Détail affiché

  • En-tête : N° facture, date émission, statut
  • Identité : élève + classe + parent + email
  • Lignes : tableau frais × quantité × montant unitaire × total
  • Total : montant total + montant payé + solde restant
  • Tranches (si configurées) : liste avec statut chacune
  • Échéances : date limite globale ou par tranche

Statuts possibles

Statut Sens
en_attente Émise mais rien payé
partiel Au moins une transaction reçue mais pas soldé
solde Totalement payée
en_retard Date d'échéance dépassée + reste à payer
annulee Annulée explicitement par l'admin

Le statut est calculé automatiquement à chaque modification de paiement.

Actions disponibles

  • Configurer échéancier : ajouter ou modifier des tranches → voir Échéanciers
  • Notifier le parent : email + notification push
  • Ajouter une ligne : ajouter manuellement un frais à cette facture (ex : sortie pédagogique)
  • Modifier une ligne : changer un montant (rare, à tracer)
  • Annuler la facture : statut annulee (audit log obligatoire)
  • Télécharger PDF : voir Exporter en PDF

Notifier les parents après génération

Une fois les factures générées, il faut informer les parents. Trois méthodes complémentaires :

Notification automatique (option)

Lors de la génération, cocher "Notifier les parents immédiatement". Chaque parent reçoit :

  • Email avec récapitulatif
  • Notification push (si app installée)
  • Lien direct vers sa facture

Notification individuelle (manuelle)

Pour relancer un parent qui n'a pas réagi : Facture → Notifier le parent (envoie un nouveau rappel).

Annonce groupée

Pour informer toute l'école en une fois : Admin → Annonces → Nouvelle annonce ciblée "Tous les parents" :

Chers parents,

Les factures pour le 1er trimestre 2026-2027 sont disponibles dans votre espace
parent. Connectez-vous sur https://<école>.argon.education pour les consulter.

Échéance T1 : 31 octobre 2026.

Modes de paiement :
- Mobile Money (Orange Money, MTN MoMo)
- Espèces au comptoir (du lundi au vendredi 8h-15h)
- Virement bancaire (RIB sur la facture)

Possibilité de paiement en 3 tranches pour la scolarité.

Pour toute question, contactez le secrétariat au <numéro>.

Bonne rentrée à tous.

Paiement direct (admin saisit un paiement)

Cas : un parent vient au comptoir avec de l'espèces ou un chèque. Vous saisissez le paiement manuellement.

Workflow

  1. Admin → Finances → onglet Aperçu → Paiement direct (raccourci global)
  2. OU Profil élève → Finances → ajouter un paiement
  3. Saisir :
    • Élève + type de frais
    • Montant reçu
    • Mode : especes / cheque / virement / mobile_money_offline
    • Référence : n° pièce / chèque / transaction MoMo (important pour audit)
    • Date de réception
  4. Confirmer

Argon :

  • Trouve la facture concernée (ou la crée si nécessaire)
  • Crée une transaction liée à votre compte admin
  • Met à jour montant_paye et statut de la facture
  • Génère un reçu PDF téléchargeable immédiatement

Bonne pratique

Toujours saisir la référence externe :

  • Pour les espèces : n° du reçu papier que vous donnez en main
  • Pour les virements : n° de référence bancaire
  • Pour Mobile Money offline : n° de transaction du SMS reçu

C'est votre seule trace en cas de litige.

Paiement Mobile Money (côté parent)

Le parent paie depuis son espace /parent/finances :

  1. Sélectionne sa facture (ou une tranche spécifique)
  2. Choisit le mode : Orange Money / MTN MoMo / Visa / Mastercard
  3. Saisit son numéro Mobile Money + montant
  4. Confirme la transaction (validation OTP côté provider)
  5. La facture passe à partiel ou solde instantanément

Intégration provider : à venir en MVP (mode simulé). Production : webhook Orange/MTN.

Générer un reçu PDF

Voir Exporter en PDF § Reçu de paiement pour la conformité OHADA.

Procédure rapide :

  1. Admin → Finances → Transactions → cliquer la transaction
  2. Télécharger reçu → PDF avec :
    • Logo + identité école
    • NUI, RCCM, agrément
    • N° de reçu séquentiel
    • Montant en chiffres + en lettres
    • Mode de paiement + référence
    • Cachet + signature caissier

Remettre au parent + garder un exemplaire archivé.

Suivi des factures par classe

Admin → Finances → onglet Scolarité : vue classe par classe avec :

Indicateur Sens
Effectif Nombre d'élèves
Total attendu Somme des factures émises
Total payé Somme des paiements reçus
Solde Reste à recouvrer
Taux de recouvrement %
Élèves à jour Nombre
Élèves en retard Nombre
Élèves sans facture Nombre (cas d'oubli)

Drill-down par élève

Cliquer une classe → liste des élèves avec :

  • Statut paiement individuel
  • Montant dû
  • Date dernier paiement
  • Boutons d'action (notifier, payer, annuler)

Filtre "En retard"

Très utile pour les relances ciblées : exporter la liste des retards → envoyer une annonce groupée → personnaliser le message par classe.

Cas particuliers

Inscription tardive en cours d'année

Cas : un élève s'inscrit en janvier (T2 commencé).

Procédure :

  1. Créer l'élève (méthode A ou B)
  2. Générer la facture pour cet élève uniquement
  3. Argon applique tous les frais obligatoires applicables à son année
  4. Si vous voulez proratiser (ne facturer que T2 + T3) :
    • Modifier manuellement la facture
    • Supprimer la ligne T1 (déjà passée)
    • Garder T2 + T3

Stratégie alternative : politique "inscription tardive = pas de réduction" (l'école garde tout). À votre décision.

Élève transféré entre classes en cours d'année

Voir Transférer un élève.

La facture reste rattachée à l'élève (pas à la classe). Pas d'impact financier direct, mais peut nécessiter une régénération si le tarif de la nouvelle classe diffère.

Erreur de génération massive (montants tous faux)

Avant d'avoir notifié les parents :

  1. Annuler en masse les factures concernées (Admin → Finances → sélection multiple → Annuler)
  2. Corriger les frais à la source
  3. Régénérer

Après notification :

  • Ne pas annuler discrètement (perte de confiance)
  • Envoyer une annonce d'erratum : "Une erreur de calcul s'est glissée dans les factures envoyées le XX. Nous régénérons et vous notifierons à nouveau."
  • Annuler les anciennes + régénérer

Bourse / exonération accordée

Voir Configurer les frais § Bourses.

Procédure :

  1. Créer un frais Bourse mérite (type autre, montant négatif)
  2. Ajouter manuellement cette ligne à la facture de l'élève boursier
  3. Total facture diminué automatiquement

Avantage : votre CA brut affiche le tarif normal + le montant de la bourse séparément. Utile pour les rapports aux mécènes.

Doublon de facture détecté

Si vous voyez deux factures pour le même élève sur la même année :

  • C'est une anomalie (Argon est idempotent normalement)
  • Une des factures est probablement annulée (statut annulee) — c'est OK
  • Si deux factures actives : contacter le support Argon avec les n° de facture

Annuler une facture

Facture → Annuler → saisir un motif → confirmer.

Effets :

  • Statut passe à annulee
  • N'est plus comptée dans les totaux dus
  • Les transactions liées restent (audit log) — c'est à vous de gérer le remboursement séparément
  • Audit log de l'annulation (qui, quand, motif)

Quand annuler

  • Erreur de génération (mauvais montants, mauvais frais)
  • Élève transféré dans une autre école (départ)
  • Décision politique (geste commercial exceptionnel)

Comment gérer un remboursement

Si vous devez rembourser une famille qui a payé puis annulé :

  1. Annuler la facture
  2. Créer un virement de remboursement hors-Argon (banque, Mobile Money)
  3. Tracer dans l'audit log : "Remboursement de X XAF à Mme Y le ZZ"
  4. Ne pas créer une transaction négative dans Argon (faussera le CA)

Erreurs courantes

Symptôme Cause Solution
Aucun frais obligatoire pour cette classe Aucun frais marqué Obligatoire pour la classe Modifier le frais → cocher Obligatoire
Année scolaire non trouvée Pas d'année active Activer dans Super-admin → Années scolaires
Génération bloquée à 50 % Timeout sur grande école Réessayer par classe au lieu de tout
Factures générées mais montants à 0 Frais à 0 OU lignes mal configurées Vérifier le frais à la source
Parent ne voit pas la facture Cache navigateur OU facture en annulee Rafraîchir + vérifier statut
Montant total faux après modification frais La facture conserve le montant d'origine au moment de génération Régénérer la facture pour appliquer les nouveaux montants

Bonnes pratiques

  • ✅ Tester sur une classe avant de lancer en global
  • ✅ Régénérer après chaque modification de frais obligatoire
  • ✅ Notifier en lot via annonce pour éviter le spam d'emails individuels
  • ✅ Saisir la référence externe sur chaque paiement comptoir
  • ✅ Conserver les reçus papier signés en parallèle des PDFs Argon
  • ❌ Ne pas modifier les lignes des factures payées (incohérence comptable)
  • ❌ Ne pas réutiliser un N° de reçu annulé (OHADA interdit)

Checklist post-génération

Après une génération massive de factures :

  • Tester ouverture du PDF d'au moins 3 factures
  • Vérifier que tous les frais obligatoires apparaissent
  • Vérifier que les tranches sont bien créées (si applicable)
  • Vérifier le total cohérent par classe (somme = effectif × tarif moyen)
  • Envoyer l'annonce de notification aux parents
  • Configurer la politique "solde requis pour bulletin" si voulue
  • Communiquer aux enseignants : "Si un parent pose une question financière, dirige vers le secrétariat"

Voir aussi